Linee guida AgID maggio 2021 – copia su Rete Digitale PA

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Presidenza del Consiglio dei Ministri
Maggio 2021 
Linee Guida sulla formazione, 
gestione e conservazione dei 
documenti informatici 


Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
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Sommario 
 Introduzione, strumenti di lettura e disposizioni comuni 5
 Scopo del documento 5
 Ambito soggettivo di applicazione 5
 Ambito oggettivo di applicazione 6
 Abrogazioni e norme transitorie 6
 Principali riferimenti normativi 7
 Linee guida AGID richiamate 8
 Gruppo di lavoro 8
 Allegati 9
 Premessa metodologica 9
 Natura vincolante delle Linee Guida 10
 Principi generali della gestione documentale 10
 Formazione dei documenti informatici 12
 Documento informatico 12
 Formazione del documento informatico 12
 Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici 14
 Duplicati, copie ed estratti informatici di documenti informatici 15
 Il documento amministrativo informatico 16
 Formazione del documento amministrativo informatico 16
 Copie su supporto informatico di documenti amministrativi analogici 17
 Gestione documentale 18
 Registrazione informatica dei documenti 18
 Ambito di applicazione 18
 Adeguamento organizzativo e funzionale 18
 Registrazione di protocollo e altre forme di registrazione 19

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
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 Formato della registrazione e della segnatura di protocollo 20 
 Annullamento delle informazioni registrate in forma immodificabile 21
 Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico 21
 Classificazione dei documenti informatici 22
 Aggregazioni documentali informatiche 22
 Fascicoli informatici 22
 Altre aggregazioni documentali informatiche 23
 Registri e repertori informatici 24
 Compiti del responsabile della gestione documentale 24
 Manuale di gestione documentale 25
 Formati di file 27
 Riversamento 28
 Trasferimento al sistema di conservazione 28
 Misure di sicurezza 29
 Conservazione 31
 Sistema di conservazione 31
 Pacchetti informativi 32
 Modelli organizzativi della conservazione 32
 Ruoli e responsabilità 33
 Responsabile della conservazione 33
 Manuale di conservazione 35
 Processo di conservazione 36
 Infrastrutture 37
 Modalità di esibizione 38
 Misure di sicurezza 38
 Selezione e scarto dei documenti informatici 39

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
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Questo documento raccoglie il testo delle linee guida sulla Formazione, gestione e conservazione dei 
documenti informatici. 
  

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
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 Introduzione, strumenti di lettura e 
disposizioni comuni 
 
 Scopo del documento 
Lo scopo delle presenti linee guida è duplice: 
a) aggiornare le attuali regole tecniche in base all’art. 71 del Codice dell’amministrazione 
digitale1 (da ora in avanti CAD), concernenti la formazione, protocollazi one, gestione e 
conservazione dei documenti informatici; 
b) incorporare in un’unica linea guida le regole tecniche e le circolari in materia, addivenendo 
ad un “unicum” normativo che disciplini gli ambiti sopracitati, nel rispetto della disciplina in 
materia di Beni culturali.  
 Ambito soggettivo di applicazione 
Le presenti Linee Guida sono applicabili ai soggetti indicati nell’art. 2 commi 2 e 3 del CAD 2, fatti 
salvi gli specifici riferimenti alla Pubblica Amministrazione. 
 
1 L’art. 71, comma 1, del CAD prevede che “L’AgID, previa consultazione pubblica da svolgersi entro il termine di trenta 
giorni, sentiti le amministrazioni competenti e il Garante per la protezione dei dati personali nelle materie di competenza, 
nonché acquisito il parere della Conferenza unificata, adotta Linee guida contenenti le regole tecniche e di indirizzo per 
l’attuazione del presente Codice”. 
2 L’art. 2, comma 2, del CAD prevede che le disposizioni del Codice si applicano: 
“a) alle pubbliche amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, nel 
rispetto del riparto di competenza di  cui all’articolo 117 della Costituzione, ivi comprese le autorità di sistema portuale, 
nonché alle autorità amministrative indipendenti di garanzia, vigilanza e regolazione;  
b) ai gestori di servizi pubblici, ivi comprese le società quotate, in relazione ai servizi di pubblico interesse;  
c) alle società a controllo pubblico, come definite nel decreto legislativo 19 agosto 2016, n. 175, escluse le società quotate 
di cui all’articolo 2, comma 1, lettera p), del medesimo decreto che non rientrino nella categoria di cui alla lettera b) ”. 
Il successivo comma 3 prevede che l e disposizioni del Codice e le relative Linee guida “concernenti il documento 
informatico, le firme elettroniche e i servizi fiduciari di cui al Capo II, la riproduzione e conservazione dei documenti di 
cui agli articoli 43 e 44, il domicilio digitale e le comunicazioni elettroniche di cui all’articolo 3-bis e al Capo IV, l’identità 
digitale di cui agli articoli 3-bis e 64 si applicano anche ai privati, ove non diversamente previsto”.  

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
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 Ambito oggettivo di applicazione 
Le presenti Linee Guida contengono le regole tecniche sugli ambiti disciplinati dal le seguenti 
disposizioni del CAD: 
● Art. 20, Validità ed efficacia probatoria dei documenti informatici, fatte salve le norme in materia di 
generazione, apposizione e verifica di qualsiasi tipo di firma elettronica 
● Art. 21, Ulteriori disposizioni relative ai documenti informatici, sottoscritti con firma elettronica avanzata, 
qualificata o digitale 
● Art. 22, commi 2 e 3, Copie informatiche di documenti analogici  
● Art. 23, Copie analogiche di documenti informatici 
● Art. 23-bis, Duplicati e copie informatiche di documenti informatici 
● Art. 23-ter, Documenti amministrativi informatici 
● Art. 23-quater, Riproduzioni informatiche 
● Art. 34, Norme particolari per le Pubbliche Amministrazioni 
● Art. 40, Formazione di documenti informatici 
● Art. 40-bis, Protocollo informatico 
● Art. 41, Procedimento e fascicolo informatico 
● Art. 42, Dematerializzazione dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni 
● Art. 43, Conservazione ed esibizione dei documenti 
● Art. 44, Requisiti per la conservazione dei documenti informatici 
● Art. 45, Valore giuridico della trasmissione 
● Art. 46, Dati particolari contenuti nei documenti trasmessi 
● Art. 47, Trasmissione dei documenti tra le Pubbliche Amministrazioni 
● Art. 49, Segretezza della corrispondenza trasmessa per via telematica 
● Art. 50, Disponibilità dei dati delle Pubbliche Amministrazioni 
● Art. 51, Sicurezza e disponibilità dei dati, dei sistemi e delle infrastrutture delle Pubbliche Amministrazioni 
● Art. 64-bis, Accesso telematico ai servizi della Pubblica Amministrazione 
● Art. 65, Istanze e dichiarazioni presentate alle Pubbliche Amministrazioni per via telematica 
 Abrogazioni e norme transitorie 
Le presenti Linee Guida entrano in vigore il giorno successivo a quello della loro pubblicazione sul 
sito istituzionale di AGID, di cui si darà notizia sulla Gazzetta Ufficiale. 
Esse si applicano a partire dal duecento settantesimo giorno successivo alla loro entrata in vigore. 
A partire da questo termine i soggetti di cui all’ art. 2 commi 2 e 3 del CAD formano i loro documenti 
esclusivamente in conformità alle presenti Linee Guida. 
A partire dalla data di applicazione delle presenti Linee Guida, sono abrogati: 
• il DPCM 13 novembre 2014, contene nte “Regole tecniche in materia di formazione, 
trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti 
informatici”; 
• il DPCM 3 dicembre 2013, contenente “ Regole tecniche in materia di sistema di 
conservazione”. 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
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Per quanto concerne il DPCM 3 dicembre 2013, contenente “Regole tecniche per il protocollo 
informatico”, a partire dalla data di applicazione delle presenti Linee guida sono abrogate  tutte le 
disposizioni fatte salve le seguenti: 
• art. 2 comma 1, Oggetto e ambito di applicazione;
• art. 6, Funzionalità;
• art. 9, Formato della segnatura di protocollo;
• art. 18 commi 1 e 5, Modalità di registrazione dei documenti informatici;
• art. 20, Segnatura di protocollo dei documenti trasmessi;
• art. 21, Informazioni da includere nella segnatura.
Sempre a far data dalla data di applicazione delle presenti Linee guida, la circolare n. 60 del 23 gennaio 
2013 dell’AgID in materia di “Formato e definizione dei tipi di informazioni minime ed accessorie 
associate ai messaggi scambiati tra le Pubbliche Amministrazioni” è abrogata e sostituita dall’allegato 
6 “Comunicazione tra AOO di documenti amministrativi protocollati” del presente documento.  
Principali riferimenti normativi 
I principali riferimenti normativi presi in considerazione ai fini della redazione delle presenti Linee 
Guida sono i seguenti:  
a) RD 1163/1911, Regolamento per gli archivi di Stato;
b) DP
R 1409/1963, Norme relative all’ordinamento ed  al personale degli archivi di Stato;
c
) Legge 241/1990, Nuove norme sul  procedimento amministrativo;
d) DP R 445/2000, Testo unico delle d isposizioni legislative e  regolamentari in materia di documentazione  
amministrativa
;
e) DPR 37/2001, Regolamento di semplificazione d ei procedimenti di costituzione  e rinnovo delle  
Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto  dei documenti degli uffici dello Stato;
f) D.lgs
 196/2003 recante il Codice in materia di protezione dei  dati personali;
g) D.lgs 42/2004, Codice dei beni culturali e d el paesaggio, ai sensi dell’articolo 10 della legge 6 luglio 2002,
n. 137;
h) Legge 9 gennaio 2004, n. 4 aggiornata dal decreto le gislat ivo 10 agosto 2018, n. 106, 
Disposizioni per favorire e semplificare l 'accesso degli utenti e, in particolare, delle persone con disabilità agli 
s
trumenti informatici;
i) D.lgs  82/2005 e ss.mm.ii., Codice dell’amministrazione digitale;
j) D.lgs  33/2013, Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, 
trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni;
k) DP
CM 22 febbraio 2013, Regole tecniche in materia di  generazione, apposizione e verifica delle  firme 
e
lettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 
32, comma
 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71;
l) DPCM 21 marzo 2013, Individuazione d i particolari tipologie di documenti analogici originali unici per 
le quali, in ragione  di esigenze d i natura pubblicistica, permane  l'obbligo della conservazione dell'originale  
analogico
 oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale d eve essere autenticata 
da un
 notaio o da altro pubblico ufficiale  a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata 
digitalme
nte

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
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ed allegata al documento informatico, ai sensi dell'art. 22, comma 5, del Codice dell'amministrazione digitale, 
di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni;  
n) Reg. UE 910/2014, in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni
elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE - Regolamento eIDAS;
o) Circolare 40 e 41 del 14 dicembre 2015 della Direzione generale degli archivi, Autorizzazione
alla distruzione di originali analogici riprodotti secondo le regole tecniche di cui al DPCM 13 .11.2014 e
conservati secondo le regole tecniche di cui al DPCM 13.12.2013;
p) Reg. UE 679/2016 (GDPR), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei
dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE;
q) Circolare 18 aprile 2017, n. 2/2017 dell’Agenzia per l’Italia Digitale, recante le misure minime di
sicurezza ICT per le pubbliche amministrazioni;
r) Circolare n. 2 del 9 aprile 2018, recante i criteri per la qualificazione dei Cloud Service Provider per la
PA;
s) Circolare n. 3 del 9 aprile 2018, recante i criteri per la qualificazione di servizi SaaS per il Cloud della
PA;
t) Reg. UE 2018/1807, relativo a un quadro applicabile alla libera circolazione dei dati non personali
nell'Unione europea;
u) DPCM 19 giugno 2019, n. 76, Regolamento di organizzazione del Ministero per i beni e le attività
culturali, degli uffici di diretta collaborazione del Ministro e dell'Organismo indipendente di valutazione della
performance.
Linee guida AGID richiamate 
a) Linee guida del 15 aprile 2019 dell’indice dei domicili digitali delle pubbliche amministrazioni e dei
gestori di pubblici servizi;
b) Linee guida del 6 giugno 2019 contenenti le Regole Tecniche e Raccomandazioni afferenti la generazione
di certificati elettronici qualificati, firme e sigilli elettronici qualificati e validazioni temporali elettroniche
qualificate.
c) Linee guida del 09/01/2020 sull’Accessibilità degli strumenti informatici.
Gruppo di lavoro 
Il presente documento è stato redatto dal Tavolo di lavoro dell’Agenzia per l’Italia Digitale, istituito 
con determinazi one del Direttore Generale n. 137  del 2 maggio 2018. Al Tavolo di lavoro, 
coordinato da Patrizia Gentili, hanno partecipato Alessandra Antolini, Gaetano Bruno, Matteo 
Carabellese, Antonio Florio, Enrica Massella Ducci Teri, Guido Pera, Vincenzo Travascio, Cristina 
Valiante. A titolo di esperti hanno partecipato inoltre Walter Arrighetti, Pietro Falletta 
Giacomo Massi e Luigi Avena, sentito anche il MIC come da art. 23 ter comma 4 del CAD3. 
3 L’art. 23 ter comma 4 del CAD prevede che “In materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle 
pubbliche amministrazioni, le Linee guida sono definite anche sentito il Ministero dei beni e delle attività culturali e del 
turismo”. 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
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 Allegati 
Costituiscono parte integrante delle presenti Linee Guida i seguenti allegati: 
1. Glossario dei termini e degli acronimi 
2. Formati di file e riversamento 
3. Certificazione di processo 
4. Standard e specifiche tecniche 
5. Metadati  
6. Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati , che sostituisce la 
circolare 60/2013 dell’AgID. 
 Premessa metodologica 
Le presenti linee guida costituiscono la nuova versione aggiornata delle regole tecniche in materia di 
formazione, protocollazione, gestione e conservazione del documento, già precedentemente regolate 
nei DPCM del 2013 e 2014. Obiettivo generale del documento è che  la gestione complessiva d el 
documento informatico risulti semplificata attraverso una visione d’insieme che aggrega in un “corpo 
unico” materie prima disciplinate separatamente. 
L’approccio utilizzato è di tipo olistico, ossia diretto a mettere in evidenza e a rappresentare le 
interdipendenze funzionali tra le varie fasi della gestione documentale dal momento della formazione 
fino alla selezione per lo scarto o la conservazione permanente. 
La tecnica redazionale  – stante la natura prescrittiva del testo - ha privilegiato uno stile chiaro e 
fruibile per il lettore, indipendentemente dalla natura pubblica o privata di quest’ultimo  e dalle sue 
competenze in materia. 
Considerata la velocità dell’innovazione, le linee guida devono garantire un adattamento costante ai 
cambiamenti imposti dall’incessante rivoluzione digitale. Di qui la scelta di prevedere un testo 
“statico” che contenga la base normativa della materia e una serie di “alleg ati” i cui contenuti più 
“flessibili” potranno adeguarsi agevolmente all’evoluzione tecnologica.  Tale processo di costante 
adeguamento degli "allegati" è realizzato in coerenza con il quadro normativo e attuativo in materia 
di digitalizzazione. Relativamente ai temi della trasmissione di contenuti digitali tra e con le pubbliche 
amministrazioni si assicura la conformità al Modello di interoperabilità definito da AgID e alle 
tecnologie introdotte dallo stesso. 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
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 Natura vincolante delle Linee Guida 
Come precisato dal Consiglio di Stato - nell’ambito del parere reso sullo schema di decreto legislativo 
del correttivo al CAD, n. 2122/2017 del 10.10.2017 - le Linee Guida adottate da AGID, ai sensi 
dell’art. 71 del CAD, hanno carattere vincolante e assumono valenza erga omnes. 
Ne deriva che, nella gerarchia delle fonti, anche le presenti Linee Guida sono inquadrate come un 
atto di regolamentazione, seppur di natura tecnica, con la conseguenza che esse sono pienamente 
azionabili davanti al giudice amministrativo in cas o di violazione delle prescrizioni ivi contenute. 
Nelle ipotesi in cui la violazione sia posta in essere da parte dei soggetti di cui all’art. 2, comma 2 del 
CAD, è altresì possibile presentare apposita segnalazione al difensore civico, ai sensi dell’art. 17 del 
CAD
4. 
 Principi generali della gestione documentale 
La gestione documentale è un processo che può essere suddiviso in tre fasi principali: forma zione, 
gestione e conservazione. Nell’ambito di ognuna delle suddette fasi si svolgono una serie di attività 
che si distinguono per complessità, impatto, natura, finalità e/o effetto, anche giuridico, alle quali 
corrispondono approcci metodologici e prassi operative distinte. 
Il sistema di gestione informatico dei documenti , la cui tenuta può anche esser e delegata a terzi , 
affinché possa essere efficiente e sicuro  deve e ssere necessariamente presidiato  da specifiche 
procedure e strumenti informatici, in grado di governare con efficacia ogni singolo accadimento che 
coinvolge la vita del documento ed effettuata secondo i principi generali applicabili in materia di 
trattamento dei dati personali anche mediante un’adeguata analisi del rischio.  
Una corretta gestione dei documenti sin dalla loro fase di formazione rappresenta inoltre la migliore 
garanzia per il corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica e archivistica 
tipici della gestione degli archivi pubblici. 
Dal punto di vista archivistico, si distinguono tradizionalmente tre fasi di gestione in ragione delle 
diverse modalità di organizzazione ed utilizzo dei documenti: 
• archivio corrente: riguarda i documenti necessari alle attività correnti; 
• archivio di deposito: riguarda i documenti ancora utili per finalità amministrative o giuridiche, 
ma non più indispensabili per la trattazione delle attività correnti; 
• archivio storico: riguarda i documenti storici selezionati per la conservazione permanente. 
Nella fase di formazione devono essere perseguiti obiettivi di qualità, efficienza, razionali tà, 
sistematicità, accessibilità e coerenza alle regole tecniche che presidiano la formazione dei documenti 
 
4 L’art. 17 comma 1-quater del CAD prevede che “ È istituito presso l’AgID l’ufficio del difensore civico per il digitale, 
a cui è preposto un soggetto in possesso di adeguati requisiti di terzietà, autonomia e imparzialità. Chiunque può 
presentare al difensore civico per il digitale, attraverso apposita area presente sul sito istituzionale dell’AgID, segnalazioni 
relative a presunte violazioni del presente Codice e di ogni altra norma in materia di digitalizzazione ed innovazione della 
pubblica amministrazione da parte dei soggetti di cui all’articolo 2, comma 2. Ricevuta la segnalazione, il difensore civico, 
se la ritiene fondata, invita il soggetto responsabile della violazione a porvi rimedio tempestivamente e c omunque non 
oltre trenta giorni”. 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
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informatici, tenendo in debito conto le esigenze e i bisogni pratici del lavoro quotidiano. Al tal fine, 
risulta decisivo avvalersi di un valido e completo manuale di gestione documentale, d i workflow 
documentali e sistemi di Document & Content Management e di applicativi informatici , per la PA 
ai sensi degli articoli 685 e 69 6 del CAD, che si basino su elevati livelli di automazione ed 
interoperabilità in grado di operare nel web. In un contesto in continua trasformazione, il manuale 
di gestione documentale deve essere sottoposto a continuo aggiornamento, in ragione 
dell’evoluzione tecnologica e dell’obsolescenza degli oggetti e degli strumenti digitali utilizzati. Allo 
stesso modo, anche i processi e le attività che governano la fase di formazione dei documenti 
informatici devono essere sottoposti ad un costante lavoro di valutazione, monitoraggio, ri -
progettazione e reingegnerizzazione. L’adozione del manuale di gestione documentale e del manuale 
di conservazione  non risponde solo ad esigenze pratico- operative, ma rappresenta un preciso 
obbligo come specificato ai paragrafi 3.5 e 4.7, al quale per la PA fa seguito l’ulteriore obbligo della 
loro pubblicazione sul sito istituzionale dell’ente. 
La gestione dei documenti informatici prosegue con il suo trasferimento in un sistema di 
conservazione da realizzarsi in ottemperanza a quanto disposto dal CAD e dalle presenti Linee guida. 
La conservazione dei documenti è tipicamente svolta all'interno di un sistema di  conservazione 
dedicato a questa funzione.  
Tuttavia, l'attenzione al profilo conservativo deve essere posta fin dal momento della formazione del 
documento, al fine di garantirne la tenuta all'interno del sistema di gestione informatica dei 
documenti e di eventuale conservazione a lungo termine all'interno di sistemi dedicati.  
Nell’ambito della gestione documentale possono essere necessarie attività di  riversamento dei 
documenti in altro formato diverso da quello originale , come specificato al paragrafo 3.7 . Tale 
riversamento può avvenire più volte nella gestione del documento informatico e in diversi momenti 
per finalità gestionali o conservative. 
In ambito digitale, infine, gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi 
effetto di pubblicità legale o comunque deri vanti dalla normativa in materia di trasparenza devono 
essere assolti con la pubblicazione nei rispettivi siti web istituzionali. Affinché il processo di 
pubblicazione on line possa generare un prodotto atto ad assolvere i predetti obblighi è necessario 
che esso garantisca la conformità di quanto pubblicato all’originale, l’autorevolezza dell’ente 
emanatore e del sito web, la validità giuridica dei documenti e quindi la loro veridicità, efficacia e 
perdurabilità nel tempo. 
 
 
5 L’art. 68 del CAD prevede che “Le pubbliche amministrazioni acquisiscono programmi informatici o parti di essi nel 
rispetto dei principi di economicità e di efficienza, tutela degli investimenti, riuso e neutralità tecnologica, a seguito di  
una valutazione comparativa di tipo tecnico ed economico tra le seguenti soluzioni disponibili sul mercato: 
a) software sviluppato per conto della pubblica amministrazione; 
b) riutilizzo di software o parti di esso sviluppati per conto della pubblica amministrazione;  
c) software libero o a codice sorgente aperto; 
d) software fruibile in modalità cloud computing; 
e) software di tipo proprietario mediante ricorso a licenza d’uso; 
f) software combinazione delle precedenti soluzioni”. 
6 L’art. 69 del CAD prevede che “ Le pubbliche amministrazioni che siano titolari di soluzioni e programmi informatici 
realizzati su specifiche indicazioni del committente pubblico, hanno l’obbligo di rendere disponibile il relativo codice 
sorgente, completo della documentazione e rilasciato in repertorio pubblico sotto licenza aperta, in uso gratuito ad altre 
pubbliche amministrazioni o ai soggetti giuridici che intendano adattarli alle proprie esigenze, salvo motivate ragioni di 
ordine e sicurezza pubblica, difesa nazionale e consultazioni elettorali”. 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
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 Formazione dei documenti 
informatici 
 
 Documento informatico  
 Formazione del documento informatico 
Il contenuto del presente capitolo si applica , salvo ove diversamente specificato, ai soggetti di cui 
all’art. 2 commi 2 e 3 del CAD. 
Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti modalità: 
a) creazione tramite l’utilizzo di strumenti software o servizi cloud qualificati che assicurino la 
produzione di documenti nei formati e nel rispetto delle regole di interoperabilità di cui 
all'allegato 2; 
b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, 
acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, 
acquisizione della copia informatica di un documento analogico;  
c) memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da 
transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli 
o formulari resi disponibili all’utente;  
d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, 
provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, 
secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica. 
Il documento informatico deve essere identificato in modo univoco e persistente. Nel caso della 
Pubblica Amministrazione
7, l’identificazione dei documenti oggetto di registrazione di protocollo è 
rappresentata dalla segnatura di protocollo univocamente associata al documento. L’identificazione 
dei documenti non protocollati è affidata alle funzioni del sistema di gestione informatica dei 
documenti. In alternativa l’identificazione univoca può essere realizzata mediante associazione al 
documento di una sua impronta crittografica basata su funzioni di  hash che siano ritenute 
crittograficamente sicure, e conformi alle tipologie di algoritmi previsti nell’allegato 6 delle linee guida 
nella tabella 1 del paragrafo 2.2 regole di processamento. 
 
7Si fa riferimento ai soggetti di cui all’art. 2 comma 2, lettera a) del CAD. 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
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Il documento informatico è immodificabile se la sua memorizzazione su supporto informatico in 
formato digitale non può essere alterata nel suo accesso, gestione e conservazione. 
Nel caso di documento informatico formato secondo la sopracitata lettera a), l’immodificabilità e 
l’integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni: 
● apposizione di una firma elettronica qualificata, di una  firma digitale o di un sigillo 
elettronico qualificato o firma elettronica avanzata; 
● memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee misure di 
sicurezza in accordo con quanto riportato al § 3.9; 
● il trasferimento a soggetti terzi attraverso un servizio di posta elettronica certificata 
o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, come definito dal 
regolamento (UE) 23 luglio 2014 n. 910 del Parlamento europeo e del Consiglio in 
materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche 
nel mercato interno (regolamento eIDAS ), valido ai fini delle comunicazioni 
elettroniche aventi valore legale; 
● versamento ad un sistema di conservazione. 
Nel caso di documento informatico formato secondo la sopracitata lettera b) l’immodificabilità ed 
integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni mediante: 
● apposizione di una firma elettronica qualifica ta, di una firma digitale o di un sigillo 
elettronico qualificato o firma elettronica avanzata; 
● memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee misure di 
sicurezza in accordo con quanto riportato al § 3.9; 
● versamento ad un sistema di conservazione. 
Nel caso di documento informatico formato secondo le sopracitate lettere c) e d) le caratteristiche 
di immodificabilità e di integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni: 
● apposizione di una firma elettronica qua lificata, di una firma digitale o di un sigillo 
elettronico qualificato o firma elettronica avanzata  
● registrazione nei log di sistema dell’esito dell’operazione di formazione del 
documento informatico, compresa l’applicazione di misure per la protezione 
dell’integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema; 
● produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema 
di conservazione. 
Al momento della formazione del documento informatico immodificabile, devono essere generati e 
associati permanentemente ad esso i relativi metadati. L’insieme dei metadati del documento 
informatico è definito nell’allegato 5 “Metadati” alle presenti linee guida. Potranno essere individuati 
ulteriori metadati da associare a particolari tipologie di  documenti informatici. A tal proposito si 
ricorda che nel manuale di gestione devono essere riportati i metadati definiti per ogni tipologia di 
documento. 
La disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico sono 
garantite attraverso l’adozione di specifiche politiche e procedure predeterminate dall’ente , in 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
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conformità con le disposizioni vigenti in materia di accesso e protezione dei dati personali. Nel caso 
della Pubblica Amministrazione, tali politiche e procedure sono contenute nel manuale di gestione 
documentale di cui al paragrafo 3.5. L’evidenza informatica corrispondente al documento 
informatico immodificabile è prodotta in uno dei formati contenuti nell’Allegato 2 “Formati di file 
e riversamento” alle presenti linee guida ove sono specificate, anche, le caratteristiche e i criteri di 
scelta del formato stesso. 
 
 Copie per immagine su supporto informatico di 
documenti analogici 
La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante 
processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici 
a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o, nel caso di 
esigenze di dematerializzazione massiva di documenti analogici, attraverso certificazione di processo 
nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del 
contenuto dell’originale e della copia. 
I requisiti tecnici per la certificazione di processo sono individuati nell’allegato 3 “Certificazione di 
Processo”. 
Fermo restando quanto previsto dall’art. 22 comma 3 del CAD
8 nel caso in cui non vi è l’attestazione 
di un pubblico ufficiale , l a conformità della copia per immagine ad un documento analogico è 
garantita mediante l’apposizione della firma digitale o firma elettronica qualificata o firma elettronica 
avanzata o altro tipo di firma ai sensi dell’art. 20 comma 1bis, ovvero del sigillo elettronico qualificato 
o avanzato da parte di chi effettua il raffronto.  
Laddove richiesta dalla natura dell’attività, l ’attestazione di conformità delle copie per immagine su 
supporto informatico di un documento analogico può essere inserita nel documento informatico 
contenente la copia per immagine o essere prodotta come documento informatico separato 
contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia per immagine. Il documento 
informatico contenente l’attestazione è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata 
o avanzata del notaio o del pubblico ufficiale a ciò autorizzato. 
La distruzione degli originali analogici  potrà essere effettuata i n accordo con l e previsioni di cui 
all’art. 22, commi 4 e 5 del CAD
9. 
 
8 L’art. 22 comma 4 del CAD prevede “Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati 
in origine su supporto analogico nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 71 hanno la stessa efficacia probatoria 
degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta.”  
9 L’art. 22 commi 4 e 5 del CAD prevedono “4. Le copie formate ai sensi dei commi 1, 1 bis, 2 e 3 sostituiscono 
ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolve -re gli obblighi 
di conservazione previsti dalla legge, salvo quanto stabilito dal comma 5. 
5.Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri possono essere individuate particolari tipologie di documenti 
analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l’obbligo della conservazione 
dell’originale analogico oppure, in caso di conservazione  sostitutiva, la loro conformità all’originale deve essere 
autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente 
ed allegata al documento informatico.” 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
15 - 40 
 Duplicati, copie ed estratti informatici di documenti 
informatici  
Un duplicato informatico ha lo stesso valore giuridico del documento informatico da cui è tratto se 
è ottenuto mediante la memorizzazione della medesima evidenza informatica, sullo stesso 
dispositivo o su dispositivi diversi; ad esempio, effettuando una copia da un PC ad una pen-drive di 
un documento nel medesimo formato. 
La copia di un documento informatico è un documento il cui contenuto è il medesimo dell’originale 
ma con una diversa evidenza informatica rispetto al documento da cui è tratto, come quando si 
trasforma un documento con estensione “.doc” in un documento “.pdf”. L’estratto di un documento 
informatico è una parte del documento con una diversa evidenza informatica rispetto al documento 
da cui è tratto. Tali documenti hanno lo stesso valore probatorio dell’originale da cui hanno origine 
se la stessa conformità non viene espressamente disconosciuta. In particolare, la validità del 
documento informatico per le copie e/o estratti di documenti informatici è consentita mediante uno 
dei due metodi:  
● raffronto dei documenti;  
● certificazione di processo.  
I requisiti tecnici per la certificazione di processo sono individuati nell’allegato 3 “Certificazione di 
Processo”. 
Il ricorso ad uno dei due metodi sopracitati ass icura la conformità del contenuto della copia o 
dell’estratto informatico alle informazioni del documento informatico di origine. 
Fatto salvo quanto previsto dall’art. 23bis comma 2 del CAD
10 nel caso in cui non vi è l’attestazione 
di un pubblico ufficiale , la conformità della copia o dell’estratto informatico ad un documento 
informatico è garantita mediante l’apposizione della firma digitale o firma elettronica qualificata o 
firma elettronica avanzata, nonché del sigillo elettronico qualificato e avanzato da parte di chi effettua 
il raffronto.  
Laddove richiesta dalla natura dell’attività, l’attestazione di conformità delle copie o estratti 
informatici di documenti informatici può essere inserita nel documento informatico contenente la 
copia o l’estratto. L’attestazione di conformità delle copie o dell’estratto informatico di uno o più 
documenti informatici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente 
un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia o estratto informatico. Il documento informatico 
contenente l’attestazione è sottoscritto con firma digitale o con firma elettronica qualificata o 
avanzata del notaio o del pubblico ufficiale a ciò autorizzato. 
 
10 Le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di 
cui all’articolo 71, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’origina le, 
in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente 
disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico.  

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
16 - 40  
 Il documento amministrativo informatico  
 Formazione del documento amministrativo 
informatico 
Al documento amministrativo informatico si applicano le stesse regole valide per il documento 
informatico, salvo quanto specificato nel presente paragrafo.  
La Pubblica Amministrazione forma gli originali dei propri docum enti attraverso gli strumenti 
informatici riportati nel manuale di gestione documentale oppure acquisendo le istanze, le 
dichiarazioni e le comunicazioni di cui agli articoli 5 -bis11, 40 -bis12 e 6513 del CAD.  
Il documento amministrativo informatico è identificato e trattato nel sistema di gestione informatica 
dei documenti con le modalità descritte nel manuale di gestione documentale.  
Le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni di cui agli articoli 5- bis, 40-bis e 65 del CAD sono 
identificate e trattate come i documenti amministrativi informatici. Se soggette a norme specifiche 
che prevedono la sola tenuta di estratti per riassunto sono memorizzate in specifici archivi 
informatici dettagliatamente descritti nel manuale di gestione documentale.  
Il documento amministrativo informatico assume le caratteristiche di immodificabilità e di integrità, 
oltre che con le modalità di cui al par agrafo 2. 1.1, anche con la sua registrazione nel registro di 
protocollo, negli ulteriori registri, nei repertori, negli albi, negli elenchi, negli archivi o nelle raccolte 
di dati contenute nel sistema di gestione informatica dei documenti con le modalità descritte nel 
manuale di gestione documentale. 
Al documento amministrativo informatico viene associato l’insieme dei metadati previsti per la 
registrazione di protocollo ai sensi dell’art 53 del TUDA
14, nonché i metadati relativi alla 
 
11 L’art. 5 -bis, comma 1, del CAD prevede che “ La presentazione di istanze, di chiarazioni, dati e lo scambio di 
informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avviene esclusivamente 
utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Con le medesime modalità le amminis trazioni 
pubbliche adottano e comunicano atti e provvedimenti amministrativi nei confronti delle imprese ”. 
12 L’art. 40-bis del CAD prevede che “Formano comunque oggetto di registrazione di protocollo ai sensi dell’articolo 53 
del decreto del Presidente del la Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, le comunicazioni che provengono da o sono 
inviate a domicili digitali eletti ai sensi di quanto previsto all’articolo 3 -bis, nonché le istanze e le dichiarazioni di cui 
all’articolo 65 in conformità alle regole tecniche di cui all’articolo 71”. 
13 L’art. 65 del CAD disciplina “Le istanze e le dichiarazioni presentate per via telematica alle pubbliche amministrazioni 
e ai gestori dei servizi pubblici”. 
14 L’art. 53, comma 1, del TUDA prevede che “ La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito 
dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni: a) numero di 
protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di 
registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente per 
i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma n on 
modificabile; d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) data e protocollo del documento 
ricevuto, se disponibili; f) l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza 
di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile”.  

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
17 - 40 
classificazione, ai sensi dell’articolo 56 del TUDA15, e ai tempi di conservazione, in coerenza con il 
piano di conservazione, e quelli relativi alla relazione con l’aggregazione documentale informatica 
d'appartenenza.  
Al documento amministrativo informatico sono associati ulteriori metadati rilevanti ai fini 
amministrativi o per finalità gestionali o conservative, definiti, per ogni tipologia di documento, 
nell’ambito del contesto a cui esso si riferisce, secondo quanto previsto dall’Allegato 5 alle presenti 
Linee guida.  
Sarà cura dell’ Amministrazione individuare ulteriori metadati (ad es. metadati relativi al Registro 
giornaliero di protocollo  ecc.) da associare a particolari tipologie di  documenti amministrativi 
informatici. A tal proposito si ricorda che nel manuale di gestione devono essere riportati i metadati 
definiti per ogni tipologia di documento. 
Sono i nclusi i documenti soggetti a registrazione particolare , come identificati nel manuale di 
gestione documentale, che comunque devono contenere al proprio interno o avere associati l’insieme 
minimo dei metadati previsti per il documento amministrativo informatico.  
In applicazione dell’art.23- ter comma 5 -bis del  C AD
16, i documenti amministrativi informatici 
devono essere accessibili secondo le regole previste dall’art. 11 della legge n. 4/2004. 
 Copie su supporto informatico di documenti 
amministrativi analogici 
Alle copie su supporto informatico di documenti amministrativi analogici si applicano le disposizioni 
di cui al paragrafo 2.2. 
L’attestazione di conformità della copia informatica di un documento amministrativo analogico, 
formato dalla Pubblica Amministrazione, ovvero da essa detenuto, può essere inserita nel  
documento informatico contenente la copia informatica o essere prodotta come documento 
informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia per immagine. 
Il documento informatico contenente l’attestazione è sottoscritto con firma digitale o con firma 
elettronica qualificata o avanzata del funzionario delegato. 
  
 
15 L’art. 56 del TUDA prevede che “Le operazioni di registrazione indicate all'articolo 53 e le operazioni di segnatura di 
protocollo di cui all'articolo 55 nonc hé le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti 
per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni”.  
16 L’art. 23 -ter comma 5-bis prevede che “I documenti di cui al presente articolo devono essere fruibili 
indipendentemente dalla condizione di disabilità personale, applicando i criteri di accessibilità definiti dai requisiti tecnici 
di cui all’articolo 11 della legge 9 gennaio 2004, n. 4”. 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
18 - 40  
 
 Gestione documentale 
 
 Registrazione informatica dei documenti  
 Ambito di applicazione 
Il presente capitolo individua le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste 
nelle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, di cui agli articoli da 50 a 57 e da 61 a 66 
del TUDA17. 
Il presente capitolo stabilisce inoltre le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni 
previste nelle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo di cui agli articoli 40-bis, 41 e 47 
del CAD18. 
 Adeguamento organizzativo e funzionale  
Le Pubbliche Amministrazioni, nell’ambito del proprio ordinamento, provvedono a: 
A. individuare le aree organizzative omogenee (di seguito AOO) e i relativi uffici di riferimento 
ai sensi dell’art. 50, comma 4, del TUDA
19;  
B. nominare, in ciascuna delle AOO, il responsabile della gestione documentale e un suo vicario, 
in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche;  
 
17 Gli articoli da 50 a 57 e da 61 a 66 del TUDA sono compresi nel Capo IV “Sistemi di gestione informatica del 
documento”. 
18 Gli articoli 40-bis, 41 e 47 del CAD disciplinano, rispettivamente, in materia di protocollo informatico, procedimento 
e fascicolo informatico, trasmissione dei documenti tra le pubbliche amministrazioni.  
19 L’art. 50, comma 4, del TUDA prevede che “Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio 
ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative 
omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree 
stesse”. 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
19 - 40 
C. per le amministrazioni con più AOO, nominare il coordinatore della gestione documentale 
e un suo vicario, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche;  
D. adottare per ogni AOO il manuale di gestione documentale, su proposta del responsabile 
della gestione documentale oppure, ove nominato, dal coordinatore della gestione 
documentale. 
Secondo quanto previsto dal CAD e dalle Linee guida AGID del 15 aprile 2019
20, l’Indice dei 
domicili digitali delle Pubbliche Amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi, di seguito 
indicato con l’acronimo IPA, include, tra gli indirizzi telematici degli Enti ivi iscritti, il domicilio 
digitale da cui provengono, o sono inviate, comunicazioni, istanze, dichiarazioni e notifiche che 
formano oggetto di registrazione di protocollo. 
 Registrazione di protocollo e altre forme di 
registrazione 
La registrazione informatica dei documenti è rappresentata dall’insieme di dati in forma elettronica 
allegati o connessi al documento informatico al fine dell’identificazione univoca di tutti i documenti 
prodotti e acquisiti.  Per la Pubblica Amministrazione vale quanto disposto ai sensi dell’articolo 53 
comma 5 del TUDA21.   
Al termine della registrazione, il documento è identificato da un insieme di dati in forma elettronica 
che può includere sin da questa fase la classificazione e si integra con il piano di organizzazione delle 
aggregazioni documentali, definito dal Responsabile  della gestione documentale di cui al paragrafo 
3.4, nell’ambito del manuale di gestione. 
La Pubblica Amministrazione, al fine di dare attuazione alle disposizioni introdotte dal CAD stesso 
in materia di sistema di gestione informatica dei documenti  realizza le funzionalità di gestione 
dell’archivio corrente, dell’archivio di deposito, dei flussi documentali, automatizzazione dei 
procedimenti amministrativi s ulla base dei propri obiettivi di miglioramento dei servizi e di 
incremento dell’efficienza operativa, tenuto conto del rapporto costi e benefici, nel rispetto degli 
articoli 53 e 55 del TUDA
22 e dei requisiti del sistema di gestione informatica dei documenti e dei 
flussi documentali" definiti negli articoli 52,  65 e 67 del TUDA23, applicando ove possibile i requisiti 
fissati per la registrazione  di protocollo anche alle altre forme di  registrazione informatica dei 
documenti, fatto salvo quanto disposto per esse da eventuali norme vigenti”. 
 
20 Linee Guida dell’Indice dei domicili digitali delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi. 
21 L’art. 53, comma 5, del TUDA prevede che “Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti 
dall'amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari 
della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti 
preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già 
soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione”. 
22 Gli articoli 53 e 55 del TUDA disciplinano, rispettivamente, in materia di registrazioni di protocollo e segnatura di 
protocollo.  
23 Gli articoli 52, 65 e 67 del TUDA disciplinano, rispettivamente, in materia di sistema di gestione informatica dei 
documenti, r equisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali e t rasferimento dei documenti all'archivio di 
deposito. 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
20 - 40  
 Formato della registrazione e della 
segnatura di protocollo  
La registrazione di protocollo è l’insieme dei metadati che il registro di protocollo deve memorizzare, 
per tutti i documenti ricevuti o spediti dalla Pubblica Amministrazione  e per tut ti i documenti 
informatici che non rientrano tra le tipologie specificate dall’art. 53, comma 5 del TUDA24 e che non 
sono oggetto di registrazione particolare da parte dell’amministrazione , al fine di garantirne 
l'identificazione univoca e certa. In merito, l’articolo 53, comma 1, del TUDA indica le informazioni 
che caratteriz zano il registro di protocollo 25, a cui si aggiungono le informazioni inerenti 
l’assegnazione interna all’amministrazione e la eventuale classificazione. 
La segnatura di protocollo è l’associazione ai documenti amministrativi informatici  in forma 
permanente e non modificabile di informazioni riguardanti i documenti stessi, in ingresso e in uscita 
al sistema di protocollo, utile alla sua identificazione univoca e certa.  
In merito l’articolo 55, comma 1, del TUDA individua le informazioni che caratterizzano la segnatura 
di protocollo26. 
Le operazioni di segnatura e registrazione di protocollo sono effettuate contemporaneamente.  
Gli “standard, le modalità di trasmissione, il formato e le definizioni dei tipi di informazioni minime 
ed accessorie comunemente scambiate tra le Pubbliche Amministrazioni e associate ai documenti 
protocollati” sono definiti nell’allegato 6 “Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi 
Protocollati”. 
 
24 L’art. 53, comma 5 del TUSA prevede che: “Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti  
dall'amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiz iari 
della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti 
preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documen ti già 
soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione”. 
25 L’art. 53, comma 1, del TUDA prevede che: “La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito 
dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni:  
a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;  
b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;  
c) mittente per i docum enti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in 
forma non modificabile;  
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;  
e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;  
f) l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in 
grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile”.  
26 L’art. 55, comma 1, del TUDA prevede che: “L a segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all'originale 
del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa 
consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono:  
a) il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato all'articolo 57;  
b) la data di protocollo;  
c) l’identificazione in forma sintetica dell'amministrazione o dell'area organizzativa individuata ai sensi dell'a rticolo 50, 
comma 4”. 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
21 - 40 
 Annullamento delle informazioni registrate in 
forma immodificabile  
Il protocollo informatico deve assicurare il tracciamento e la storicizzazione di ogni operazione, 
comprese le operazioni di annullamento, e la loro attribuzione all’operatore. Il sistema di protocollo 
informatico assicura che: 
● le informazioni relative all’oggetto, al mittente e al destinatario di una registrazione di 
protocollo, non possano essere modificate, ma solo annullate con la procedura prevista 
dall’art. 54 del TUDA27; 
● le uniche informazioni modificabili di una registrazione di protocollo siano l’assegnazione 
interna all’amministrazione e la classificazione; 
● le azioni di annullamento provvedano alla storicizzazione dei dati annullati attraverso le 
informazioni oggetto della stessa; 
● per ognuno di questi eventi, anche nel caso di modifica di una delle informazioni di cui al 
punto precedente, il sistema storicizzi tutte le informazioni annullate e modificate rendendole 
entrambe visibili e comparabili, nel rispetto di quanto previst o dall’art. 54, comma 2 del 
TUDA. 
 Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di 
protocollo informatico   
Il sistema di protocollo informatico, even tualmente integrato in un sistema di gestione informatica 
dei documenti, assicura il rispetto delle disposizioni in materia di sicurezza predisposte dall’AgID di 
cui al paragrafo 3.9 e dagli altri organismi preposti e delle disposizioni in materia di protezione dei 
dati personali. 
 In particolare, il sistema di protocollo informatico deve garantire: 
a) l’univoca identificazione ed autenticazione degli utenti;  
b) la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati e/o a gruppi di 
utenti secondo la definizione di appositi profili;  
c) il tracciamento permanente di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate 
e l’individuazione del suo autore.  
Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di 
conservazione, garantendone l’immodificabilità del contenuto. 
 
27 L’art. 54, comma 2, del TUDA prevede che: “ La procedura per indicare l ’annullamento riporta, secondo i casi, una 
dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni 
originarie unitamente alla data, all'identificativo dell'operatore ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione ”. 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
22 - 40  
 Classificazione dei documenti informatici 
La classificazione ha il fine di organiz zare logicamente tutti i documenti amministrativi informatici 
prodotti o ricevuti da un ente nell’esercizio delle sue funzioni. L’attività di classificazione si avvale 
del piano di classificazione che mappa, su più livelli gerarchici, tutte le funzioni dell’ente. 
La classificazione è un’attività obbligatoria nel sistema di gestione informatica dei documenti  
dell’AOO e si applica a tutti i documenti prodotti e acquisiti dalla stes sa AOO sottoposti o meno 
alla registrazione di protocollo, ai sensi degli articoli 56 28 e 64, comma 4 29, del TUDA.  Le 
informazioni relative alla classificazione ne i casi dei documenti amministrativi informatici 
costituiscono parte integrante dei metadati previsti per la formazione dei documenti medesimi. 
Il Responsabile della gestione documentale o il coordinatore della gestione documentale, ove 
nominato, verifica periodicamente la rispondenza del piano di classificazione ai procedimenti 
amministrativi e agli affari in essere e procede al suo aggiornamento. 
Nel sistema di gestione informatica dei documenti  dell’AOO l’attività di classificazione guida la 
formazione dell’archivio mediante il piano di organizzazione delle aggregazioni documentali. 
 Aggregazioni documentali informatiche  
La Pubblica Amministrazione documenta la propria attività tramite funzioni del sistema di gestione 
informatica dei documenti  finalizzate alla produzione, alla gestione e all’uso delle aggregazioni 
documentali informatiche, corredate da opportuni metadati, così come definiti nell’allegato 5 
“Metadati” alle presenti Linee guida. 
 F ascicoli informatici  
Nelle Pubbliche Amministrazioni l’AOO gestisce i flussi documentali mediante fascicoli informatici 
predisposti secondo il piano di cla ssificazione e relativo piano di organizzazione delle aggregazioni 
documentali ai sensi dell’art. 64 del TUDA , anche con riferimento a fascicoli non afferenti a 
procedimenti. 
 
28 L’articolo 56 del TUDA prevede che: “Le operazioni di registrazione indicate all'articolo 53 e le operazioni di segnatura 
di protocollo di cui all’articolo 55 nonché le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti 
per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni”.  
29 L’articolo 64, comma 4, del TUDA p revede che: “ Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo 
coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono 
e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d'archivio per tutti i documenti, compresi quelli non 
soggetti a registrazione di protocollo”. 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
23 - 40 
La produzione, il mantenimento e l’uso dei fascicoli informatici sono conformi a quanto stabilito 
dall’art. 6530 del TUDA e dell’art 4131 del CAD. 
 Altre aggregazioni documentali informatiche 
All’interno del sistema di gestione  informatica dei documenti la Pubblica Amministrazione forma, 
gestisce e utilizza tipologie di aggre gazioni documentali informatiche diverse dai fascicoli: serie che 
aggregano documenti e serie che aggregano fascicoli. 
Le serie documentarie sono costituite da documenti singoli accorpati per ragioni funzionali in base 
alla tipologia di riferimento. 
Le serie di fascicoli sono costituite da fascicoli accorpati per ragioni funzionali in base alla classe di 
riferimento o alla tipologia di fascicoli. 
I fascicoli appartenenti a serie diverse possono essere collegati tra loro. 
 
30L’articolo 65 del TUDA prevede che: “Oltre a possedere i requisiti indicati all’articolo 52, il sistema per la gestione dei 
flussi documentali deve: 
a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento 
cui esso è associato; 
b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo 
responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento; 
c) fornire informazioni statistiche sull’attività dell’ufficio; 
d) consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni 
al fine di determinare lo stato e l’iter dei procedimenti complessi”. 
 
31 L’art. 41, comma 2-ter, del CAD prevede che: “Il fascicolo informatico reca l’indicazione: 
a) dell’amministrazione titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo;  
2. delle altre amministrazioni partecipanti; 
3. del responsabile del procedimento; 
4. dell’oggetto del procedimento; 
e) dell’elenco dei documenti contenuti, salvo quanto disposto dal comma 2-quater; 
e-bis) dell’identificativo del fascicolo medesimo apposto con modalità idonee a consentirne l’indicizzazione e la 
ricerca attraverso il sistema di cui all’articolo 40-ter nel rispetto delle Linee guida”. 
Il successivo comma 2-quater prevede che: “Il fascicolo informatico può contenere aree a cui hanno accesso solo 
l’amministrazione titolare e gli altri soggetti da essa individuati; esso è formato in modo da garantire la corretta 
collocazione, la facile reperibilità e la collegabilità, in relazione al contenuto ed alle finalità, dei singoli documenti. Il 
fascicolo informatico è inoltre costituito in modo da garantire l’esercizio in via telematica dei diritti previsti dalla citata 
legge n. 241 del 1990 e dall’articolo 5, comma 2, del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33, nonché l’immediata 
conoscibilità anche attraverso i serv izi di cui agli articoli 40 -ter e 64 -bis, sempre per via telematica, dello stato di 
avanzamento del procedimento, del nominativo e del recapito elettronico del responsabile del procedimento. AgID 
detta, ai sensi dell’articolo 71, Linee guida idonee a garan tire l’interoperabilità tra i sistemi di gestione dei fascicoli dei 
procedimenti e i servizi di cui agli articoli 40-ter e 64-bis”. 
 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
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Il sistema di gestione informatica d ei documenti dell’AOO, individuata ai sensi dell’art. 50, comma 
4, del TUDA32, permette la gestione, formazione, utilizzo di serie  secondo il piano di classificazione 
o di fascicolatura, sulla  base delle indicazioni contenute nel manuale di gestione. 
 Registri e repertori informatici 
Il registro di protocollo e i registri dei documenti soggetti a registrazione particolare, i repertori, gli 
albi, gli elenchi e ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti realizzati dalle 
amministrazioni su supporto informatico in luogo dei registri cartacei sono formati attraverso la 
generazione o il raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, 
provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti che operano fra loro, secondo 
una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica. 
 Compiti del responsabile della gestione documentale 
Le Pubbliche Amministrazioni  definiscono le attribuzioni del responsabile della gestione 
documentale ovvero, ove nominato, del coordinatore della gestione documentale.  
Il responsabile della gestione documentale è preposto al servizio di cui all'articolo 61 del TUDA33 e, 
d’intesa con il responsabile della conservazione, il responsabile per la transizione digitale  di cui 
 
32 L’art. 50, comma 4, del TUDA, prevede che: “Ciascuna amministrazione individua, nell’ambito del proprio 
ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative 
omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree 
stesse”. 
 
33 L’articolo 61 del TUDA prevede che “1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo 
informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee 
individuate ai sensi dell'articolo 50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.  
2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di 
professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte 
dalla disciplina vigente. 3. Il servizio svolge i seguenti compiti:  
a) attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla 
consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;  
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si volgano nel rispetto delle disposizioni del 
presente testo unico;  
c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53;  
d) cura che le funzionalità  del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate  entro ventiquattro ore dal blocco 
delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;  
e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti;  
f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e del l'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di 
gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità  di accesso di cui agli artico li 59 e 60 e le attività 
di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69;  
g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all'articolo 54;  
h) vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente testo unico da parte del personale autorizzato e degli incaricati.  

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
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all’art.17 del CAD 34 e acquisito il parere del responsabile della protezione dei dati personali , di cui 
agli artt. 37 “Designazione del responsabile della protezione dei dati” e 39 “Compiti del responsabile 
della protezione dei dati” del Regolamento UE 679/2016, predispone: 
● il manuale di gestione documentale relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, 
all’interscambio, all’accesso ai documenti informatici nel rispetto della normativa in materia 
di trattamenti dei dati personali ed in coerenza con quanto previsto nel manuale di 
conservazione; 
Tale manuale conterrà inoltre, come parte integrante dello stesso, il piano per la sicurezza 
informatica, per la quota parte di competenza, nel rispetto delle:  
○ misure di sicurezza predisposte dall’AgID e dagli altri organismi preposti; 
○ delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali in linea con l’analisi del 
rischio fatta; 
○ indicazioni in materia di continuità operativa dei sistemi informatici predisposti 
dall’AGID. 
Per l’Amministrazione con più AOO il coordinatore della gestione, sentiti i r esponsabili della 
gestione documentale, assicura l'adozione di criteri uniformi per la gestione informatica dei 
documenti. 
Il responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, il coordinatore della gestione 
documentale, verifica l’avvenuta eliminazione dei protocolli di settore, dei protocolli multipli e, più 
in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal TUDA. 
 Manuale di gestione documentale 
Il manuale di gestione documentale descrive il sistema di gestione informatica dei documenti e 
fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo 
informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.  
Nel manuale di gestione documentale sono riportati, in particolare:  
1. relativamente agli aspetti organizzativi: 
a) le modalità di utilizzo degli strumenti informatici per la formazione dei documenti informatici 
e per lo scambio degli stessi all’interno ed all’esterno dell’AOO, applicando le modalità di 
trasmissione indicate nell’allegato 6 “Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi 
Protocollati”;  
b) l’indicazione delle unità organizzative responsabili (UOR) delle attività di registrazione di 
protocollo, di archiviazione dei documenti all’interno dell’AOO;  
c) l’indicazione delle regole di assegnazione dei documenti ricevuti con la specifica dei criteri per 
l’ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso aree organizzative omogenee della stessa 
amministrazione o verso altre amministrazioni;  
d) i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso, interno ed esterno 
all’Amministrazione, al sistema di gestione informatica dei documenti; 
 
34 L’art. 17 del CAD prevede che:” …ciascuna pubblica amministrazione affida a un unico ufficio dirigenziale generale, 
fermo restando il numero complessivo di tali uffici, la transizione alla modalità operativa digitale”.  

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
26 - 40  
2. relativamente ai formati dei documenti:  
a) l’individuazione de i formati utilizzati per la formazione del documento informatico, come 
introdotti nel paragrafo 3.6, tra quelli indicati nell’Allegato 2 “Formati di file e riversamento”; 
b) la descrizione di eventuali ulteriori formati utilizzati per la formazione di documenti in relazione 
a specifici contesti operativi che non sono individuati nell ’Allegato 2 “ Formati di file e 
riversamento”; 
c) le procedure per la valutazione periodica di interoperabilità dei formati e per le procedure di 
riversamento previste come indicato al paragrafo 3.7 e nell’Allegato 2 “ Formati di file e 
riversamento”; 
3. relativamente al protocollo informatico e alle registrazioni particolari: 
a) le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito delle attività 
di registrazione; 
b) la descrizione completa e puntuale delle modalità di utilizzo della componente «sistema di 
protocollo informatico» del sistema di gestione informatica dei documenti; 
c) le modalità di utilizzo del registro di emergenza ai sensi dell’art. 63 del TUDA35, inclusa la 
funzione di recupero dei dati protocollati manualmente; 
d) l’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo, per cui è prevista registrazione 
particolare ai sensi dell’art. 53, comma 5, del TUDA
36; 
e) determinazione dei metadat i da associare ai documenti soggetti a registrazione particolare 
individuati, assicurando almeno quelli obbligatori previsti per il documento informatico 
dall’Allegato 5 alle presenti Linee Guida;  
f) i registri particolari individuati per la gestione del tra ttamento delle registrazioni particolari 
informatiche anche associati ad aree organizzative omogenee definite dall’amministrazione 
sull’intera struttura organizzativa e gli albi, gli elenchi e ogni raccolta di dati concernente stati, 
qualità personali e fatti, riconosciuti da una norma;  
4. relativamente alle azioni di classificazione e selezione: 
a) il piano di classificazione adottato dall’Amministrazione, con l’indicazione delle modalità di 
aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione 
e conservazione, con riferimento alle procedure di scarto;  
5. relativamente alla formazione delle aggregazioni documentali 
a) le modalità di formazione, gestione e archiviazione dei fascicoli informatici e delle aggregazioni 
 
35 L’art. 63 del TUDA prevede che: “1. Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione 
dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registraz ione di 
protocollo su uno o più  registri di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale 
procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché 
la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema. 2. Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica 
si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità , il responsabile p er la tenuta del protocollo può 
autorizzare l’uso del registro di emergenza p er periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza 
vanno riportati gli estremi del p rovvedimento di autorizzazione. 3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è  
riportato sul registro di emergenza il numero totale di opera zioni registrate manualmente. 4. La sequenza numerica 
utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire 
l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea. 
5. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando 
un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo a l ripristino delle funzionalità  del sistema. Durante  la fase di 
ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico 
ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza ”. 
36 L’art. 53, comma 5, del TUDA prevede che: “Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti 
dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiz iari 
della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti 
preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifes tazioni e tutti i documenti già  
soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione”. 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
27 - 40 
documentali informatiche con l’insieme minimo dei metadati ad essi associati;  
6. relativamente ai flussi di lavorazione dei documenti in uso: 
a) la descrizione dei flussi di lavorazione interni all’Amministrazione, anche mediante la 
rappresentazione formale dei processi attraverso l’uso d ei linguaggi indicati da AgID, applicati 
per la gestione dei documenti ricevuti, inviati o ad uso interno; 
7. relativamente alla organizzazione dei documenti informatici, dei fascicoli informatici e delle serie 
informatiche: 
a) la definizione della struttura dell'archivio all'interno del sistema di gestione informatica dei 
documenti. L’archivio informatico - formato ai sensi del capo IV “Sistema di gestione 
informatica dei documenti” del DPR 445/2000 - deve essere progettato in modo da assicurare 
certezza e trasparenza all’attività giuridico amministrativa; 
8. relativamente alle misure di sicurezza e protezione dei dati personali adottate: 
a) le opportune misure tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato al 
rischio anche in materia di protezione dei dati personali; 
9. relativamente alla conservazione: 
a) per le Pubbliche Amministrazioni il piano di conservazione è allegato al manuale di gestione 
documentale, con l’indicazione dei tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali 
devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate; 
b) per i soggetti diversi dalle Pubbliche Amministrazioni che sono sprovvisti di piano di 
conservazione, qualora si renda necessario redigere un Manuale di gestione per la complessità 
della struttura organizzativa e della documentazione prodotta, dovrebbero essere definiti i criteri 
di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione dei documenti, ivi 
compresi i tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in 
conservazione ed eventualmente scartate.  
 
La Pubblica Amministrazione è tenuta a redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare 
sul proprio sito istituzionale il Manuale di gestione documentale . La pubblicazione è realizzata in 
una parte chiaramente identificabile dell’area “Amministrazione trasparente” prevista dall’art.  9 del 
d.lgs. 33/2013
37. 
 Formati di file 
I formati da utilizzare nell’ambito delle presenti Linee guida sono quelli previsti dall’Allegato 2  
“Formati di file e riversamento ”.  Nello scegliere i formati di file di cui sopra, da utilizzare per i 
propri documenti informatici, i soggetti di cui all’art. 2 comma 2 e comma 3 del CAD  possono 
effettuare una valutazione di interoperabilità che tenga conto dei seguenti fattori: formati aperti, non 
proprietari, standard de iure, estendibili, parlanti, completamente robusti, indipendenti dal dispositivo. 
 
37 L’art. 9, comma 1, del d.lgs. 33/2013, prevede che: “Ai fini della piena accessibilità delle informazioni pubblicate, nella 
home page dei siti istituzionali è collocata un'apposita sezione denominata «Amministrazione trasparente», al cui interno 
sono contenuti i dati, le informazioni e i documenti pubblicati ai sensi della normativa vigente. Le amministrazioni non 
possono disporre filtri e altre soluzioni tecniche atte ad impedire ai motori di ricerca web di indicizzare e d effettuare 
ricerche all'interno della sezione «Amministrazione trasparente»”. 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
28 - 40  
Le pubbliche amministrazioni garantiscono sempre la gestione dei formati classificati nell’Allegato 2 
“Formati di file e riversamento” come “generici”, secondo la distinzione introdotta nell’Allegato 2 
tra formati di file generici e specifici. 
Qualora l’ordinamento giuridico preveda, per particolari categorie di documenti elettronici, degli 
obblighi relativamente all’uso di formati di file  specifici ovvero di vincoli aggiuntivi su formati 
generici (quali, ad esempio, l’uso di particolari dialetti o specializzazioni per formati generici), le 
pubbliche amministrazioni, assolvendo tali obblighi, accettano i suddetti documenti elettronici solo 
se prodotti nei formati o con i vincoli aggiuntivi obbligatori. 
È possibile utilizzare formati diversi da quelli elencati nell’Allegato 2 “Formati di file e riversamento”, 
effettuando una valutazione di interoperabilità. 
La valutazione di interoperabilità è effettuata in base alle indicazioni previste nell’Allegato 2 “Formati 
di file e riversamento”. La valutazione di interoperabilità, in quanto parte della gestione informatica 
dei documenti, viene effettuata periodicamente e, comunque, ogni anno, allo scopo di individuare 
tempestivamente cambiamenti delle condizioni espresse dai punti sopra elencati. 
Il manuale di gestione documentale contiene l’elenco dei formati utilizzati e la valutazione di 
interoperabilità
. 
 Riversamento 
A seguito della valutazione di interoperabilità, i soggetti di cui all’art. 2 comma 2 e comma 3 del 
CAD valutano l’esigenza o l’opportunità di effettuare o pianificare il riversamento dei file da un 
formato di file ad un altro formato, sempre tenendo in considerazione quanto previsto nel punto 
precedente. Il riversamento è effettuato in base alle indicazioni previste nell’Allegato 2  “Formati di 
file e riversamento”. 
 Trasferimento al sistema di conservazione 
I termini entro cui i documenti informatici e le aggregazioni documentali informatiche devono essere 
trasferiti in conservazione sono stabiliti in conformità alla normativa vigente e al piano di 
conservazione. 
Coerentemente con quanto stabilito dal Codice dei beni culturali, il trasferimento a un sistema di 
conservazione di documenti e aggregazioni documentali informatiche, appartenenti ad archivi 
pubblici e privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante, è assoggettato all’obbligo 
di cui all’art. 21 del Codice dei Beni Culturali 38 di comunicazione agli organi competenti in materia 
di tutela dei beni archivistici o, nel caso di affidamento esterno, alla loro autorizzazione.  
 
38 L’art. 21, comma 1, del Codice dei beni culturali prevede che: “Sono subordinati ad autorizzazione del Ministero: a) la 
rimozione o la demolizione, anche con successiva ricostituzione, dei beni culturali; b) lo spostamento, anche temporaneo, 
dei beni culturali mobili, salvo qua nto previsto ai commi 2 e 3; c) lo smembramento di collezioni, serie e raccolte;  d) lo 
scarto dei documenti degli archivi pubblici e degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione ai sensi 
 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
29 - 40 
I documenti informatici e le aggregazioni documentali informatiche possono essere oggetto di 
selezione e scarto nel sistema di gestione informatica dei documenti nel rispetto della normativa sui 
beni culturali. 
 Misure di sicurezza  
Nell’attuazione delle presenti Linee Guida, le Pubbliche Amministrazioni sono tenute ad 
ottemperare alle misure minime di sicurezza ICT emanate dall’AgID con circolare del 18 aprile 2017, 
n. 2/2017. In tale ottica, il responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, il 
coordinatore della gestione documentale, in accordo con il responsabile del la conservazione di cui 
al paragrafo 4.6, con il responsabile  per la transizione digitale e acquisito il parere del responsabile 
della protezione dei dati personali, predispone il piano della sicurezza del sistema di gestione 
informatica dei documenti, prevedendo opportune misure tecniche e organizzative per garantire un 
livello di sicurezza adeguato al rischio in materia di protezione dei dati personali, ai sensi dell’art. 32 
del Regolamento UE 679/2016 (GDPR)39, anche in funzione delle tipologie di dati trattati, quali 
quelli riferibili alle categorie particolari di cui agli artt. 9-10 del Regolamento stesso.  
L'adozione delle predette misure è in capo  al titolare o, in caso di trattamento effettuato per suo 
conto, al responsabile del  trattamento, individuato sulla base dell ’art. 28 “ Responsabile del 
trattamento” del Regolamento. 
Il piano conterrà altresì  la descrizione della proceduta da adottarsi in caso di violazione dei dati 
personali ai sensi degli artt. 33- 34 del Regolamento UE 679/201640, e sarà redatto nell’ambito del 
 
dell'articolo 13, nonché lo scarto di materiale bibliografico delle biblioteche pubbliche, con l’eccezione prevista 
all’articolo 10, comma 2, lettera c), e delle biblioteche private per le quali sia intervenuta la dichiarazione ai sensi 
dell’articolo 13; e) il trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione di archivi pubblici, 
nonché di archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione ai sensi dell’articolo 13”.  
Il successivo comma 3 prevede che: “ Lo spostamento degli archivi correnti dello Stato e degli enti ed istituti pubblici 
non è soggetto ad autorizzazione, ma comporta l'obbligo di comunicazione al Ministero per le fina lità di cui all'articolo 
18”.  
39 L’art. 32 del Regolamento (UE) 2016/679 prevede che: “1. Tenendo conto dello stato dell'arte e dei costi di attuazione, 
nonché della natura, dell'oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche del rischio di varia probabilità 
e gravità per i diritti e le libertà delle persone fisiche, il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento mettono 
in atto misure tecniche e organizzative adeguate per g arantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, che 
comprendono, tra le altre, se del caso:  
a) la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali;  
b) la capacità di assicurare su base permanente la riservatezza, l'integrità, la disponibilità e  la resilienza dei sistemi e dei 
servizi di trattamento; 
c) la capacità di ripristinare tempestivamente la disponibilità e l'accesso dei dati personali in caso di incidente fisico o 
tecnico;  
d) una procedura per testare, verificare e valutare regolarmente l'efficacia delle misure tecniche e organizzative al fine di 
garantire la sicurezza del trattamento. 
2. Nel valutare l'adeguato livello di sicurezza, si tiene conto in special modo dei rischi presentati dal trattamento che 
derivano in particolare dalla distruzione, dalla perdita, dalla modifica, dalla divulgazione non autorizzata o dall'accesso, 
in modo accidentale o illegale, a dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati. 3. L'adesione a un codice di 
condotta approvato di cui all'articolo 40 o a un meccanismo di certificazione approvato di cui all'articolo 42 può essere 
utilizzata come elemento per dimostrare la conformità ai requisiti di cui al paragrafo 1 del presente articolo. 4. Il titolare 
del trattamento e il responsabile del trattamento fanno sì che chiunque agisca sotto la loro autorità e abbia accesso a dati 
personali non tratti tali dati se non è istruito in tal senso dal titolare del trattamento, salvo che lo richieda il diritto 
dell'Unione o degli Stati membri”. 
40 Gli artt. 33 e 34 del Regolamento (UE) 2016/679 prevedono, rispettivamente, la procedura di notifica di una violazione 
dei dati personali all'autorità di controllo e quella di comunicazione di una violazione dei dati personali all’interessato. 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
30 - 40  
piano generale della sicurezza, in coerenza con quanto previsto dal Piano Triennale per l’Informatica 
nella Pubblica Amministrazione vigente.  
In conformità all’art.  28 del Regolamento  UE 679/2016, i soggetti esterni a cui è eventualmente 
delegata la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti sono individuati come 
Responsabili del trattamen to dei dati e devono presentare garanzie sufficienti per mettere in atto 
misure tecniche e organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti del  
Regolamento e garantisca la tutela dei diritti dell'interessato. 
I soggetti privati a ppartenenti ad organizzazioni che applicano particolari regole di settore per la 
sicurezza dei propri sistemi informatici possono adottare misure di sicurezza per garantire la tenuta 
del documento informatico. Le citate misure di sicurezza ICT emanate dall ’AGID possono 
costituire, a tal fine, un modello di riferimento, fermo restando gli obblighi previsti dal citato 
Regolamento Reg. UE 679/2016.  
I servizi devono sempre organizzati nel rispetto dei principi e  dei requisiti previsti in materia di 
sicurezza dei dati e dei sistemi dagli artt.32 e 34 del Regolamento, avuto riguardo anche alla notifica 
delle violazioni dei dati personali di cui all'art.33 del Regolamento stesso.    
  

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
31 - 40 
 
 Conservazione 
 
 Sistema di conservazione 
Nella Pubblica Amministrazione , il sistema di gestione informatica dei documenti  trasferisce al 
sistema di conservazione, ai sensi dell’art. 44, comma 1-bis, del CAD41,:  
a) i fascicoli informatici chiusi e le serie informatiche chiuse, trasferendoli dall’archivio corrente 
o dall’archivio di deposito;  
b) i fascicoli informatici e le serie non ancora chius e trasferendo i documenti in essi contenuti 
sulla base di specifiche esigenze dell’ente, con particolare attenzione per i rischi di 
obsolescenza tecnologica. 
Il sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico fino all’eventuale scarto, la conservazione 
dei seguenti oggetti digitali in esso conservati, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, 
garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità: 
a) i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi 
associati; 
b) le aggregazioni documentali informatiche (fascicoli e serie) con i metadati ad esse associat i 
contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti documentali che 
costituiscono le aggregazioni medesime, nel rispetto di quanto indicato per le Pubbliche 
Amministrazioni nell’articolo 67, comma 2, del DPR 445/2000
42 e art. 44, comma 1-bis, 
CAD. 
Il sistema di conservazione garantisce l’accesso all’oggetto conservato per il periodo previsto dal 
piano di conservazione del titolare dell’oggetto della conservazione e dalla normativa vigente, o per 
un tempo superiore eventualmente concordato tra le parti, indipendentemente dall'evoluzione del 
contesto tecnologico.  
Il sistema di conservazione è  almeno logicamente distinto dal s istema di gestione informatica dei 
documenti. 
Gli elenchi degli standard, delle specifiche tecniche e dei formati utilizzabili quali riferimento per il 
 
41 L ’art. 44 , comma 1-bis, del CAD prevede che: “ Il sistema di gestione dei documenti informatici delle pubbliche 
amministrazioni è gestito da un responsabile che opera d’intesa con il dirigente dell’ufficio di cui all’articolo 17 del 
presente Codice, il responsabile del trattamento dei  dati personali di cui all’articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 
2003, n. 196, ove nominato, e con il responsabile del sistema della conservazione dei documenti informatici delle 
pubbliche amministrazioni, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza. Almeno una volta all’anno 
il responsabile della gestione dei documenti informatici provvede a trasmettere al sistema di conservazione i fascicoli e 
le serie documentarie anche relative a procedimenti non conclusi”. 
42 L’art. 67, comma 2, del TUDA prevede che: “Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i 
fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente”. 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
32 - 40  
sistema di conservazione sono riportati negli allegati 2 “Formati di file e riversamento” e 4 “Standard 
e specifiche tecniche”. 
 Pacchetti informativi 
Gli oggetti della conservazione sono trattati dal sistema di conservazione in pacchetti informativi 
che si distinguono in: 
a) pacchetti di versamento; 
b) pacchetti di archiviazione; 
c) pacchetti di distribuzione. 
L’interoperabilità tra i sistemi di conservazione dei soggetti che svolgono attività di conservazione è 
garantita dall’applicazione delle specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione definit e dalla 
norma UNI 11386 - Standard SInCRO - Supporto all'Interoperabilità nella Conservazione e nel 
Recupero degli Oggetti digitali.   
Il Titolare dell’oggetto della conservazione utilizza, già al momento della formazione, le modalità e i 
formati individuati nel manuale  di gestione e nel manuale di conservazione in conformità con le 
presenti Linee Guida. 
 Modelli organizzativi della conservazione 
Le Pubbliche Amministrazioni realizzano il processo di conservazione ai sensi dall’art. 34 , comma 
1-bis, del CAD43, fatte salve le competenze del Ministero per i beni e le attività culturali e del turismo 
ai sensi del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42.  
Il processo di conservazione può essere pertanto svolto all’interno o all’esterno della struttura 
organizzativa dell’ente. 
I requisiti del processo di conservazione, le responsabilità e i compiti del responsabile della 
conservazione e del responsabile del servizio di conservazione, e le loro modalità di interazione sono 
formalizzate nel manuale di conservazione del Titolare dell’oggetto della conservazione e nelle  
specifiche del contratto di servizio o dell’accordo. Tali modalità trovano riscontro anche nel manuale 
di conservazione del conservatore
. 
 
43 L’art. 34, comma 1-bis, del CAD prevede che: “Le pubbliche amministrazioni possono procedere alla conservazione 
dei documenti informatici:  
a) all’interno della propria struttura organizzativa;  
b) affidandola, in modo totale o parziale, nel rispetto della disciplina vigente, ad altri soggetti, pubblici o privati che 
possiedono i requisiti di qualità,  di  sicurezza  e organizzazione individuati, nel rispetto  della  disciplina  europea, nelle 
Linee  guida  di  cui  all'art  71  relative  alla  formazione, gestione e conservazione dei  documenti  informatici  nonché  
in  un regolamento su i criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei  documenti  informatici   emanato   da   
AgID,   avuto   riguardo all'esigenza di assicurare la conformità  dei  documenti  conservati agli originali nonché la qualità 
e  la  sicurezza  del  sistema  di conservazione”. 
 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
33 - 40 
Al fine di garantire l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti, i 
fornitori di servizi di conservazione  devono possedere requisiti di elevato livello in termini di qualità 
e sicurezza in aderenza allo standard  ISO/IEC 27001 ( Information security management systems - 
Requirements) del sistema di gestione della sicurezza delle informazioni nel dominio logico, fisico e 
organizzativo nel quale viene realizzato il processo di conservazione e ISO 14721 OAIS ( Open 
Archival Information System - Sistema informativo aperto per l’archiviazione), e alle raccomandazioni ETSI TS 
101 533-1 v. 1.2.1, Requisiti per realizzare e gestire sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle 
informazioni.  
 Ruoli e responsabilità 
I ruoli individuati nel processo di conservazione sono: 
a) titolare dell’oggetto della conservazione; 
b) produttore dei PdV;   
c) utente abilitato; 
d) responsabile della conservazione 
e) conservatore. 
Nelle Pubbliche Amministrazioni, il ruolo di produttore del PdV è svolto da persona interna alla 
struttura organizzativa. 
L'utente abilitato può richiedere al sistema di conservazione l’accesso ai documenti per acquisire le 
informazioni di interesse nei limiti previsti dalla legge e nelle modalità previste dal manuale di 
conservazione.  
Nelle Pubbliche Amministrazioni il responsabile della gestione documentale o il coordinatore della 
gestione documentale, ove nominato, svolge il ruolo di produttore di PdV e assicura la trasmissione 
del pacchetto di versamento al sistema di conservazione, secondo le modalità operative definite nel 
manuale di conservazione.  
Nel caso di affidamento a terzi, il produttore di PdV provvede a generare e trasmettere al sistema di 
conservazione i pacchetti di versamento nelle modalità e con i formati concordati con il conservatore 
e descritti nel manuale di conservazione del sistema di conservazione. Provvede inoltre a verificare 
il buon esito della operazione di trasferimento al sistema di conservazione  tramite la presa visione 
del rapporto di versamento prodotto dal sistema di conservazione stesso
.  
 Responsabile della conservazione 
Il responsabile della conservazione opera secondo quanto previsto dall’art. 44, comma 1-quater, 
del CAD44. 
 
44 L ’art. 44, comma 1 -quater, del CAD prevede che: “Il responsabile della conservazione, che opera d’intesa con il 
responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi 
informativi, può affidare, ai sensi dell’articolo 34, comma 1-bis, lettera b), la conservazione dei documenti informatici ad 
 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
34 - 40  
Nella Pubblica Amministrazione, il responsabile della conservazione:  
a) è un ruolo previsto dall’organigramma del Titolare dell’oggetto di conservazione;  
b) è un dirigente o un funzionario interno formalmente designato e in possesso di idonee 
competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche;  
c) può essere svolto dal responsabile della gestione documentale o dal coordinatore della 
gestione documentale, ove nominato.  
Per i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione, il ruolo del responsabile della conservazione 
può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze 
giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al Conservatore al fine di garantire la 
funzione del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione.   
Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di 
conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia.  
Il responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento delle 
proprie attività o parte di esse  a uno o più soggetti, che all’interno della struttura organizzativa, 
abbiano specifiche competenze ed esperienze. Tale delega, riportata nel manuale di conservazione, 
deve individuare le specifiche funzioni e competenze delegate. 
In particolare, il responsabile della conservazione: 
a) definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, 
in conformità alla normativa vigente e tenuto conto degli standard internazionali, in ragione 
delle specific ità degli oggetti digitali da conservare (documenti informatici, aggregazioni 
informatiche, archivio informatico), della natura delle attività che il Titolare dell’oggetto di 
conservazione svolge e delle caratteristiche del sistema di gestione informatica dei 
documenti adottato; 
b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa 
vigente; 
c) genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di 
conservazione; 
d) genera e so ttoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica 
qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione; 
e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione; 
f) effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della 
leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi;  
g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per 
rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle 
registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe 
misure con riguardo all’obsolescenza dei formati; 
h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del 
contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione; 
i) predispone le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione 
come previsto dal par. 4.11; 
j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, 
garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al 
medesimo attribuite; 
k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse 
necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza; 
l) provvede per le amministrazioni statali centrali e periferiche a versare i documenti 
 
altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative, e tecnologiche e di protezione dei dati 
personali. Il responsabile della conservazione della pubblica amministrazione, che opera d’intesa, oltre che con i 
responsabili di cui al comma 1 -bis, anche con il responsabile della gestione documentale, effettua la conservazione dei 
documenti informatici secondo quanto previsto all’articolo 34, comma 1-bis”. 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
35 - 40 
informatici, le aggregazioni informatiche e gli archivi informatici, nonché gli strumenti che 
ne garantiscono la consultazione, rispettivamente all’Archivio centrale dello Stato e agli 
archivi di Stato territorialmente competenti, secondo le tempistiche fissate dall’art. 41 , 
comma 1, del Codice dei beni culturali
45; 
m) predispone il manuale di conservazione di cui al par. 4.7 e ne cura l’aggiornamento 
periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici 
rilevanti. 
 
Nel caso in cui il servizio di conservazione venga affidato ad un conservatore, le attività suddette o 
alcune di esse, ad esclusione della lettera m), potranno essere affidate al responsabile del servizio di 
conservazione, rimanendo in ogni caso inteso che la responsabilità giuridica generale sui processi di 
conservazione, non essendo delegabile, rimane in capo al responsabile della conservazione, chiamato 
altresì a svolgere le necessarie attività di verifica e controllo in ossequio alle norme vigenti sul servizi 
affidati in outsourcing dalle PA.  
Si precisa che il nominativo ed i riferimenti del responsabile della conservazione devono essere 
indicati nelle specifiche del contratto o della convenzione di servizio con il Conservatore nel quale 
sono anche riportate le attività affidate al responsabile del servizio di conservazione
. 
 Manuale di conservazione 
Il manuale di conservazione  è un documento informatico che deve illustrare dettagliatamente 
l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionament o, la 
descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di 
sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel 
tempo, del sistema di conservazione. 
Il manuale di conservazione, inoltre, deve riportare: 
a) i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di 
conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli 
ambiti oggetto della delega stessa; 
b) la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei 
diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione; 
c) la descrizione delle tipologie degli oggetti digitali sottoposti a conservazione, comprensiva 
dell’indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di oggetti 
e delle eventuali eccezioni; 
d) la descrizione delle modalità di presa in carico   di uno o più pacchetti di versamento, 
comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento; 
e) la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione; 
f) la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di 
conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione; 
g) la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti 
tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione 
 
45 L’art. 41, comma 1, del Codice dei beni culturali prevede che: “Gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato versano 
all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato i documenti relativi agli affari esauriti da oltre trent'anni, unitamente 
agli strumenti che ne garantiscono la consultazione. Le liste di leva e di estrazione sono versate settant'anni dopo l'anno 
di nascita della classe cui si riferiscono. Gli archivi notarili versano gli atti notarili ricevuti dai notai che cessarono 
l'esercizio professionale anteriormente all'ultimo centennio”. 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
36 - 40  
e di evoluzione delle medesime; 
h) la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di 
conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni 
adottate in caso di anomalie; 
i) la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie; 
j) i tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in 
conservazione ed eventualmente scartate,  qualora, nel caso delle Pubbliche 
Amministrazioni, non siano già indicati nel piano di conservazione allegato al manuale di 
gestione documentale; 
k) le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali 
sono i casi per i quali è previsto il suo intervento; 
l) le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati gli oggetti digitali. 
Le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a redigere, adottare con provvedimento formale e 
pubblicare sul proprio sito istituzionale il Manuale di conservazione.  
La pubblicazione è realizzata in una parte chiaramente identific abile dell’area “Amministrazione 
trasparente” prevista dall’art. 9 del d.lgs. 33/2013. 
In caso di affidamento del servizio di conservazione ad un conservatore esterno, le Pubbliche 
Amministrazioni possono descrivere nel proprio manuale anche le attività del processo di 
conservazione affidate al conservatore, in conformità con il contenuto del manuale di conservazione 
predisposto da quest’ultimo, o rinviare, per le part i di competenza, al manuale del conservatore 
esterno.  
Resta fermo l’obbligo in carico alla Pubblica Amministrazione di individuare e pubblicare i tempi di 
versamento, le tipologie documentali trattate, i metadati, le modalità di trasmissione dei PdV e le 
tempistiche di selezione e scarto dei propri documenti informatici.  
Resta ferma inoltre la competenza del Ministero dei beni e delle attività culturali e del Turismo in 
materia di tutela dei sistemi di conservazione sugli archivi pubblici e privati che rivestono interesse 
storico particolarmente importante, così come disciplinato dalla normativa sui beni culturali
. 
 Processo di conservazione 
Il trasferimento dell’oggetto di conservazione nel sistema di conservazione avviene generando un 
PdV nelle modalità e con il formato previsti dal manuale di conservazione di cui al paragrafo 4.6.  
Il processo di conservazione prevede: 
a) l’acquisizione da parte del sistema di conservazione del PdV per la sua presa in carico; 
b) la verifica che il PdV e gli oggetti digitali contenuti siano coerenti con le modalità previste 
dal manuale di conservazione e con quanto indicato nell’ allegato  2 “Formati di file e 
riversamento” relativo ai formati;  
c) il rifiuto del PdV, nel caso in cui le verifiche di cui alla lettera b) abbiano evidenziato delle 
anomalie. Il numero massimo di rifiuti è stabilito nell’ambito di un contratto o convenzione; 
d) la generazione, anche in modo automatico, del rapporto di versamento relativo ad uno o 
più pacchetti di versamento, univocamente identificato da l sistema di conservazione e 
contenente un riferimento temporale, specificato con riferimento al Tempo universale 
coordinato (UTC), e una o più impronte, calcolate sull’intero contenuto del pacchetto di 
versamento, secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione; 
e) la sottoscrizione del rapporto di versamento con la firma digitale o firma elettronica 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
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qualificata o avanzata apposta dal responsabile della conservazione  o dal responsabile del 
servizio di conservazione, ove prevista nel manuale di conservazione; 
f) la preparazione, la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica - qualificata o 
avanzata - del responsabile della conservazione o del responsabile del servizio di 
conservazione o con il sigillo elettronico - qualificato o avanzato – apposto dal conservatore 
esterno, nonché la gestione del pacchetto di archiviazione sulla base delle specifiche 
della struttura dati indicate dallo standard UNI 11386 e secondo le modalità riportate nel 
manuale di conservazione;
g) ai fini dell’esibizione richiesta dall’utente la preparazione e la sottoscrizione con firma 
digitale o firma elettronica qualificata o avanzata del responsabile della conservazione o 
del responsabile del servizio di conservazione, oppure l'apposizione del sigillo 
elettronico qualificato o avanzato, secondo le modalità indicate nel manuale di 
conservazione, di pacchetti di distribuzione che possono contenere parte, uno o 
più pacchetti di  archiviazione;
h) ai soli fini della interoperabilità tra sistemi di conservazione, la produzione di pacchetti di 
distribuzione coincidenti con i pacchetti di archiviazione o comunque contenenti pacchetti 
di archiviazione generati sulla base delle specifiche della struttura dati indicate dallo 
standard UNI 11386 e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione;
i) la produzione di duplicati informatici o di copie informatiche effettuati su richiesta degli  
utenti in conformità a quanto previsto dalle presenti linee guida;
j) la produzione di copie informatiche tramite attività di riversam ento al fine di adeguare il 
formato alle esigenze conservative di leggibilità nel tempo in base alle indicazioni previste 
dall'allegato 2 “Formati di file e riversamento”;
k) l’eventuale scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di conservazione alla scadenza 
dei termini di conservazione previsti dalla norma o secondo quanto indicato dal piano di 
conservazione del Titolare dell’oggetto di conservazione e le procedure descritte 
nel successivo paragrafo 4.12;
l) nel caso degli archivi pubblici o privati, che rivestono interesse storico particolarmente 
importante, l’eventuale scarto del pacchetto di archiviazione avviene previa 
autorizzazione del MIC rilasciata al Titolare dell’oggetto della conservazione secondo 
quanto previsto dalla normativa vigente in materia e al successivo paragrafo 4.12.
N
el caso di affidamento a terzi del servizio di conservazione le modalità sono indicate nei manuali 
del Titolare dell’oggetto di conservazione e del conservatore e concordate tra le parti. 
Infrastrutture 
Fatto salvo quanto previsto dal Codice dei beni culturali, nel rispetto del principio di libera 
circolazione dei dati all'interno dell'Unione europea46, si sottolinea l’obbligo, in capo al fornitore del 
servizio di conservazione , di conservare e rendere di sponibili le descrizioni del sistema di 
conservazione all’interno del territorio nazionale . I conservatori  devono altresì garantire alle 
amministrazioni l'accesso elettronico effettivo e tempestivo ai dati  conservati, indipendentemente 
dallo Stato membro nel cui territorio i dati sono conservati. 
L
e componenti tecnologiche ha rdware e software utilizzate dai sistemi  di conservazione  delle 
Pubbliche A mministrazioni e dei conservatori sono segregate logicamente . Qualora i servizi di 
conservazione siano erogati in modalità cloud, il servizio deve essere qualificato come previsto dalla 
Circolare Agid n. 3 del 9 aprile 2018 e, conseguentemente, essere presente nel “Catalogo dei servizi 
46 Reg. (UE) 2018/1807 all'articolo 4, paragrafo 1 recita:” Gli obblighi di localizzazione di dati sono vietati a meno che siano 
giustificati da motivi di sicurezza pubblica nel rispetto del principio di proporzionalità.” 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
38 - 40  
Cloud per la PA qualificati” pubblicato sul sito di Agid. 
 
I sistemi di conservazione devono essere realizzati nel rispetto del principio di integrità e riservatezza, 
nonché dei principi di  protezione fin dalla progettazione e per impostazione predefinita, e dei  
conseguenti adempimenti previsti dagli artt. 2547 e 32 del citato Regolamento UE 679/2016. 
 Modalità di esibizione 
Fermi restando gli obblighi previsti in materia di esibizione dei documenti dalla normativa vigente, 
il sistema di conservazione permette ai soggetti autorizzati l’accesso diretto, anche da r emoto, agli 
oggetti digitali conservati, attraverso la produzione di pacchetti di distribuzione secondo le modalità 
descritte nel manuale di conservazione, prevedendo opportune misure tecniche e organizzative per 
garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio e modalità di accesso diverse, in funzione delle 
tipologie di dati personali trattati, nonché delle operazioni di trattamento consentite.  
Nel caso di affidamento esterno del servizio di conservazione tali modalità sono concordate tra le 
parti e indicate nei rispettivi manuali. 
 Misure di sicurezza 
Nell’attuazione delle presenti Linee Guida, le Pubbliche Amministrazioni sono tenute ad 
ottemperare alle misure minime di sicurezza ICT emanate dall’AgID con circolare del 18 aprile 2017, 
n. 2/2017. In tale ottica, il responsabile della conservazione, di concerto con il responsabile per la 
transizione digitale, con il responsabile della gestione documentale  e acquisito il parere del 
responsabile della protezione dei dati personali, predispone il piano della sicurezza del sistema di 
gestione informatica dei documenti, prevedendo opportune misure tecniche e organizzative per 
garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio in materia di protezione dei dati personali, ai sensi 
dell’art. 32 del Regolamento UE 679/2016
48, anche in funzione delle tipologie di dati trattati, quali 
quelli riferibili alle categorie particolari di cui agli artt. 9-10 del Regolamento stesso.  
 
47 L’art. 25 del Regolamento “Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita” 
48 L’art. 32 del Regolamento (UE) 2016/679 prevede che: “1. Tenendo conto dello stato dell'arte e dei costi di attuazione, 
nonché della natura, dell'oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche del rischio di varia probabilità 
e gravità per i diritti e le libertà delle persone fisiche, il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento mettono 
in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, che 
comprendono, tra le altre, se del caso:  
a) la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali;  
b) la capacità di assicurare su base permanente la riservatezza, l'integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei 
servizi di trattamento; 
c) la capacità di ripristinare tempestivamente la disponibilità e l'accesso dei dati perso nali in caso di incidente fisico o 
tecnico;  
d) una procedura per testare, verificare e valutare regolarmente l'efficacia delle misure tecniche e organizzative al fine di  
garantire la sicurezza del trattamento. 
2. Nel valutare l'adeguato livello di sicurez za, si tiene conto in special modo dei rischi presentati dal trattamento che 
derivano in particolare dalla distruzione, dalla perdita, dalla modifica, dalla divulgazione non autorizzata o dall'accesso, 
in modo accidentale o illegale, a dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati. 3. L'adesione a un codice di 
condotta approvato di cui all'articolo 40 o a un meccanismo di certificazione approvato di cui all'articolo 42 può essere 
 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
39 - 40 
L'adozione delle predette misure è in capo al titolare o, in caso di trattamento effettuato per suo 
conto, al responsabile del trattamento, individuato sulla base dell’art.28 del Regolamento. 
Il piano conterrà altresì  la descrizione della proceduta da adottarsi in caso di violazione dei dati 
personali ai sensi degli artt. 33- 34 del Regolamento UE 679/201649, e sarà redatto nell’ambito del 
piano generale della sicurezza, in coerenza con quanto previsto dal Piano Triennale per l’Informatica 
nella Pubblica Amministrazione vigente.  
Le misure di sicurezza sono descritte nel manuale di conservazione di cui al par. 4.7. 
Nel caso di affidamento esterno del servizio di conservazione le misure di sicurezza sono concordate 
tra le parti e indicate nei rispettivi manuali. In conformità all’art. 28 del Regolamento UE 679/2016, 
i soggetti esterni a cui è delegata la tenuta del sistema di conservazione sono individuati come 
Responsabili del trattamento dei dati e devono presentare garanzie sufficienti per mettere in atto 
misure tecniche e organizzat ive adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti del  
Regolamento e garantisca la tutela dei diritti dell'interessato. 
I soggetti privati appartenenti ad organizzazioni che applicano particolari regole di settore per la 
sicurezza dei propri sistemi informatici adeguano il sistema di conservazione a tali regole . Le citate 
misure di sicurezza ICT emanate dall’AGID possono costituire, a tal fine, un modello di riferimento, 
fermo restando gli obblighi previsti dal citato Regolamento UE 679/2016. 
I servizi devono sempre organizzati nel rispetto dei principi e  dei requisiti previsti in materia di 
sicurezza dei dati e dei sistemi dagli artt.32 e 34 del Regolamento, avuto riguardo anche alla notifica 
delle violazioni dei dati personali di cui all'art.33 del Regolamento stesso.    
 Selezione e scarto dei documenti informatici 
I documenti informatici e le aggregazioni documentali infor matiche possono essere  oggetto di 
selezione e scarto nel sistema di conservazione nel rispetto della normativa sui beni culturali.  
Nel sistema di conservazione, la selezione e lo scarto dei pacchetti di archiviazione sono definiti dal 
Titolare dell’oggetto di conservazione e, nel caso delle Pubbliche Amministrazioni, secondo quanto 
indicato dal piano di conservazione. Nel caso di affidamento esterno del servizio di conservazione 
le modalità operative sono concordate dal Titolare dell’oggetto di conservazione e dal Conservatore. 
Il responsabile della conservazione genera l’elenco dei pacchetti di archiviazione contenenti i 
documenti destinati allo scarto e, dopo aver verificato il rispetto dei termini temporali stabiliti dal 
piano di conservazione, lo comunica al responsabile della gestione documentale o del coordinatore 
della gestione documentale, ove nominato. In caso di affidamento esterno del servizio di 
conservazione l’elenco dei pacchetti di archiviazione contenenti i documenti destinati allo scarto è 
generato dal responsabile del servizio di conservazione e trasmesso al responsabile della 
conservazione che a sua volta, verificato il rispetto dei termini temporali stabiliti dal piano di 
 
utilizzata come elemento per dimostrare la conformità ai requisiti di cui al paragrafo 1 del presente articolo. 4. Il titolare 
del trattamento e il responsabile del trattamento fanno sì che chiunque agisca sotto la loro autorità e abbia accesso a dati 
personali non tratti tali dati se non è istruito in tal senso dal titol are del trattamento, salvo che lo richieda il diritto 
dell'Unione o degli Stati membri”. 
49 Gli artt. 33 e 34 del Regolamento (UE) 2016/679 prevedono, rispettivamente, la procedura di notifica di una violazione 
dei dati personali all'autorità di controllo e quella di comunicazione di una violazione dei dati personali all’interessato. 

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 
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conservazione, lo comunica al responsabile della gestione  documentale o al coordinatore della 
gestione documentale.   
Nel caso degli archivi pubblici e degli archivi privati con il solo riferimento a quelli  dichiarati di 
interesse storico particolarmente importante l’autorizzazione è rilasciata ai sensi della no rmativa 
vigente in materia di beni culturali.  
Il Titolare dell’oggetto di conservazione, una volta ricevuta l’autorizzazione, che può essere concessa 
anche solo su una parte dell’elenco proposto, procede alla distruzione dei pacchetti di archiviazione.  
Nel caso di affidamento esterno del servizio di conservazione, il Titolare  dell’oggetto di 
conservazione, una volta ricevuta l’autorizzazione, che può essere concessa anche solo su una parte 
dell’elenco proposto, provvede a trasmetterlo al conservatore affinché provveda alla distruzione dei 
pacchetti di archiviazione.  
L’operazione di scarto viene tracciata sul sistema mediante la produzione delle informazioni 
essenziali sullo scarto, inclusi gli estremi della richiesta di nulla osta allo scarto e il consegu ente 
provvedimento autorizzatorio.  
Al termine delle operazioni di distruzione dal sistema di conservazione dei pacchetti di archiviazione 
scartati, il Titolare dell’oggetto di conservazione notifica l’esito della procedura di scarto agli organi 
preposti alla tutela come già indicato in precedenza. Analoga comunicazione è inviata al Ministero 
dell’interno in caso di eliminazione di pacchetti di archiviazione contenenti documenti e/o dati di 
carattere riservato. 
Tale operazione avrà completa efficacia solo a l momento del completo aggiornamento delle copie 
di sicurezza del sistema. 
I documenti e le aggregazioni documentali informatiche sottoposti a scarto nel sistema di 
conservazione devono essere distrutti anche in tutti i sistemi gestiti dal Titolare dell’og getto di 
conservazione
.