AgID Allegato 5 – Metadati (edizione 2020, verificare aggiornamento 2021)
AgID Allegato 5 – Metadati (edizione 2020, verificare aggiornamento 2021); acquisito il 22/10/2026
I metadati
Allegato 5 al documento “Linee
Guida sulla formazione, gestione e
conservazione dei documenti
informatici”.
Allegato 5 – I metadati
Indice Errore. Il segnalibro non è definito.
1. INTRODUZIONE Errore. Il segnalibro non è definito.
2. METADATI DEL DOCUMENTO INFORMATICO 5
2.1 XSD METADATI DEL DOCUMENTO INFORMATICO 19
3. METADATI DEL DOCUMENTO AMMINISTRATIVO INFORMATICO 26
3.1 XSD METADATI DEL DOCUMENTO AMMINISTRATIVO INFORMATICO 41
4. METADATI DELLE AGGREGAZIONI DOCUMENTALI INFORMATICHE 50
4.1 XSD METADATI DELLE AGGREGAZIONI DOCUMENTALI INFORMATICHE 61
Allegato 5 – I metadati
Questo allegato è parte integrante al testo delle linee guida sulla Formazione, gestione e
conservazione dei documenti informatici.
Allegato 5 – I metadati
1. Introduzione
Il presente allegato illustra i metadati relativi al documento informatico, al documento amministrativo
informatico e all’aggregazione documentale informatica, intendendo, con quest’ultima, sia il fascicolo
informatico, che la serie documentale.
Le implementazioni effettuate rispetto all’allegato alla precedente versione delle Linee guida si sono
rese necessarie per ottemperare sempre più ai principi di interoperabilità, trasparenza e conoscenza
approfondita del contesto documentale.
Il lessico utilizzato permette di astrarsi dal particolare dominio di appartenenza al fine di permettere
una piena circolarità degli oggetti digitali e una semplificazione del loro recupero nel tempo.
L’elaborazione degli schemi è stata effettuata tenendo conto anche delle informazioni necessarie in
vista della conservazione a lungo termine.
Gli schemi sotto riportati sono organizzati in modo da indicare per ogni metadato:
• Informazione: il nome;
• Sottocampi: l’eventuale sottostruttura del metadato complesso;
• Valori ammessi: valori accettati all’interno del campo;
• Tipo dato: numerici o alfanumerici;
• Obbligatorietà: l’indicazione di obbligatorietà, eventualmente condizionata;
• Nuova definizione: metadati nuovi o ridefiniti rispetto all’allegato alla normativa precedente;
• Definizione: indicazione sulla modalità di utilizzo del metadato.
Gli schemi di metadati relativi al documento informatico e al documento amministrativo informatico
- se si esclude, per quest’ultimo caso, l’identificativo legato alla segnatura del protocollo - presentano
sostanziali analogie strutturali, alle quali, però, corrispondono particolari e determinati controlli di
obbligatorietà e codifica.
Sono stati definiti metadati complessi volti a garantire la massima flessibilità in termini di utilizzo.
Esemplificativo di tale intervento, il metadato “Soggetti”, che consente di tipizzare gli attori che a vario
titolo - “Ruolo” - concorrono alla definizione del documento informatico, del documento
amministrativo informatico o della stessa aggregazione documentale, garantendo la possibilità di
indicare molteplici tipologie di soggetti, dalle persone fisiche alle AOO delle Amministrazioni
Pubbliche.
L’attività di indicizzazione, individuazione e ricerca è significativamente agevolata dalla
definizione di metadati legati:
• alla tipologia – “Tipologia documentale” o “Tipologia fascicolo”;
• alla registrazione – “Dati registrazione”;
• all’Oggetto – “Chiave descrittiva”;
• alla Classificazione – “Classificazione”;
Particolarmente rilevante è il metadato complesso “ Assegnazione” del l’aggregazione documentale
informatica. Tale metadato, strutturato in vari sottocampi opportunamente valorizzati, consente di
tracciare ogni passaggio dell’aggregazione per competenza o per conoscenza, al fine di garantire la
massima trasparenza nell’ambito di qualsiasi procedimento amministrativo della PA.
5
2. METADATI DEL DOCUMENTO INFORMATICO
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatori
età
Nuova
definizione
IdDoc NO, ma
ridefinito
Impronta Rappresenta l’hash del documento Binary SI
Algoritmo Rappresenta l’algoritmo applicato
Default = SHA-256
Alfanumerico SI
Identificativo Come da sistema di identificazione
formalmente definito
Alfanumerico SI
Definizione
Identificativo univoco e persistente associato in modo univoco e permanente al documento informatico in modo da consentirne l’identificazione.
Inoltre, rappresenta le informazioni necessarie per verificare l’integrità del documento.
L’impronta è generata impiegando la funzione di hash, come da definizione nell’Allegato 6 delle Linee Guida nella tabella 1 del paragrafo 2.2 “Regole di processamento”.
Il metadato è costituito dai sottocampi:
• Impronta: sottocampo in cui viene memorizzato l’hash del documento
• Algoritmo: sottocampo nel quale deve essere indicata la tipologia dell’algoritmo applicato riportati nell’Allegato 6 delle Linee Guida nella tabella 1 del
paragrafo 2.2 “Regole di processamento”
• Identificativo: come da sistema di identificazione formalmente defi nito
6
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova definizione
Modalità di formazione Indicare:
• creazione tramite
l’utilizzo di strumenti
software che assicurino
la produzione di
documenti nei formati
previsti nell’Allegato 2
delle Linee Guida;
• acquisizione di un
documento informatico
per via telematica o su
supporto informatico,
acquisizione della
copia per immagine su
supporto informatico
di un documento
analogico, acquisizione
della copia informatica
di un documento
analogico;
• memorizzazione su
supporto informatico in
formato digitale delle
informazioni risultanti
da transazioni o
processi informatici o
dalla presentazione
telematica di dati
attraverso moduli o
formulari resi
disponibili all’utente;
Alfanumerico SI SI
7
• generazione o
raggruppamento
anche in via
automatica di un
insieme di dati o
registrazioni,
provenienti da una o
più banche dati, anche
appartenenti a più
soggetti interoperanti,
secondo una struttura
logica predeterminata
e memorizzata in
forma statica.
Definizione
Indica la modalità di generazione del documento informatico.
Sono previste le seguenti modalità secondo quanto riportato nelle Linee guida:
a) creazione tramite l’utilizzo di strumenti software che assicurino la produzione di documenti nei formati previsti nell’Allegato 2 delle Linee Guida;
b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un
documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
c) memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di
dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;
d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più
soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica
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Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatori
età
Nuova
definizione
Tipologia documentale • Fatture
• Determine
• Delibere
Alfanumerico SI SI
Definizione
Metadato funzionale che indica la tipologia del documento tra quelle trattate per lo svolgimento delle attività.
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova definizione
Dati di registrazione
Tipologia di flusso • In uscita
• In entrata
• Interno
Alfanumerico SI SI
Tipo registro • Nessuno,
• Protocollo Ordinario/
Protocollo Emergenza
• Repertorio/Registro
Alfanumerico SI SI
Data registrazione nel caso di documento non
protocollato:
• Data di registrazione del
documento
nel caso di documento protocollato:
• Data di registrazione di
protocollo
Datatime SI NO, ma ridefinito
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Numero Documento nel caso di documento non
protocollato:
• Numero di registrazione del
documento
nel caso di documento
protocollato:
• Numero di protocollo
Alfanumerico SI SI
IdRegistro Codice identificativo del registro in
cui il documento viene registrato.
Alfanumerico SI, nel caso di
documento
registrato
SI
Definizione
Metadato che comprende i dati di registrazione del documento sia nel caso di documento protocollato che non protocollato. Si intende per registrazione l’operazione che, in
senso lato, associa ad un documento una data e un numero. In tale ottica quindi potrebbe non essere identificabile uno specif ico registro, ma sono sempre identificabili una
data di registrazione e un numero di registrazione del documento.
Sono previsti i seguenti sottocampi:
• Tipologia di flusso: indica se si tratta di un documento in uscita, in entrata o interno.
• Tipo registro: indica il sistema di registrazione adottato: protocollo ordinario/ protocollo emer genza, o Repertorio/Registro.
• Data: è la data associata al documento all’atto della registrazione
• Numero documento: Numero identificativo del documento nel caso di documento non protocollato (ad esempio, numero fattura), numero di protocollo
nel caso di documento protocollato.
• IdRegistro: Identificativo del registro in cui il documento viene registrato.
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova definizione
Chiave descrittiva
Oggetto Testo libero Alfanumerico SI SI
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Parole chiave Testo libero Alfanumerico NO SI
Definizione
Metadato funzionale volto a riassumere il contenuto del documento o comunque a chiarirn e la natura. È costituito da seguenti sottocampi:
• Oggetto: testo libero;
• Parole Chiave: da compilare facoltativamente attingendo da thesauri o da vocabolari controllat i, per evitare ambiguità terminologiche e avere la possibilità di
utilizzare il metadato come chiave di ricerca del documento. Il metadato è ricorsivo fino ad un massimo di 5 occorrenze.
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatori
età
Nuova
definizione
Soggetti
Ruolo • Autore
• Mittente
• Destinatario
• Assegnatario
• Operatore
• Altro
Alfanumerico SI, e nel
caso di
documento
protocollato
è
obbligatorio
indicare
almeno il
Mittente e
il
Destinatario
NO, ma
ridefinita
Tipo soggetto • PF per Persona Fisica
• PG per Organizzazione
• PA per le Amministrazioni Pubbliche
Alfanumerico SI SI
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Nominativo Nominativo:
se Tipo soggetto = PF:
cognome e nome;
se Tipo soggetto = PG:
denominazione
se Tipo soggetto = PA:
denominazione Amministrazione \
denominazioneAOO;
Alfanumerico SI SI
Codice Codice identificativo:
se Tipo soggetto = PF
codice fiscale
se Tipo soggetto = PG:
codice fiscale;
se Tipo soggetto = PA:
Codice IPA dell’Amministrazione
\ Codice AOO
Alfanumerico SI SI
UOR Unità Organizzativa di riferimento
Alfanumerico NO SI
Definizione
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Indica il metadato che consente di individuare le informazioni relative a tutti i soggetti coinvolti e competenti sul documen to a vario titolo e definiti dal campo Ruolo. Sono
definiti quindi i seguenti attributi:
• Ruolo: consente di indicare, a seconda delle necessità, l’autore del documento, il mittente, il destinatario, l’assegnatario. Obbligatorio indicare almeno l’autore o il
mittente. In particolare, per “Operatore” si intende il soggetto autorizzato ad apportare modifiche/integrazioni al documento, la cui definizione si renderà obbligatoria
nel caso in cui venga compilato il metadato “Verifica modifica documento”
• Tipo soggetto: consente di tipizzare i soggetti come persone fisiche, giuridiche, amministrazioni pubblic he
• Nominativo: valorizzato a seconda del tipo soggetto.
• Codice: valorizzato a seconda del tipo soggetto.
• UOR: Unità Organizzativa di riferimento. Non obbligatorio Il metadato ha una struttura ricorsiva.
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo
dato
Obbligatorietà Nuova definizione
Allegati
Numero allegati 0:n Number SI SI
Indice allegati Da indicare per ogni allegato
se Numero
allegati > 0
IdDoc Identificativo del documento
relativo all’allegato
SI, se numero
allegati > 0
SI
Descrizione Testo libero Alfanumerico SI, se numero
allegati > 0
SI
Definizione
Indica il numero di allegati al documento e, nell’eventualità che il numero di allegati indicati sia maggiore di zero, devono essere compilati, in modalità ricorsiva, i dati:
• IdDoc: Identificativo del documento relativo all’allegato
• Descrizione: Titolo dell’Allegato
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Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatori
età
Nuova
definizione
Classificazione sia nel caso di documento protocollato che nel
caso di documento non protocollato
Indice di classificazione Codifica del documento secondo il Piano di
classificazione utilizzato
Alfanumerico NO SI
Descrizione Descrizione per esteso dell’ Indice di
classificazione indicato.
Alfanumerico NO SI
Piano di classificazione URI del Piano di classificazione pubblicato Alfanumerico NO SI
Definizione
Classificazione del documento secondo il Piano di classificazione utilizzato:
• Indice di classificazione: Codifica del documento secondo il Piano di classificazione utilizzato
• Descrizione: Descrizione per esteso dell’Indice di classificazione indicato.
• Piano di classificazione: se presente, riportare eventualmente l’URI di pubblicazione del Piano di classificazione
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatori
età
Nuova
definizione
Riservato • Vero: se il documento è considerato
riservato
• Falso: se il documento non è
considerato riservato
Boolean SI SI
Definizione
Rappresenta il livello di sicurezza di accesso al documento:
• Vero: se il documento è considerato riservato
• Falso: se il documento non è considerato riservato.
Consente di gestire gli accessi al documento al solo personale autor izzato.
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Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatori
età
Nuova
definizione
Identificativo del formato
Formato Previsti dall’Allegato 2 delle Linee
Guida
Alfanumerico SI SI
Prodotto
software
Prodotto software utilizzato per
la creazione del documento e
relativa versione
Alfanumerico SI, quando
rilevabile
SI
Nome prodotto Alfanumerico SI
Versione prodotto Alfanumerico SI
Produttore Alfanumerico SI
Definizione
Indica il formato del documento e la versione del software utilizzato per la creazione del documento stesso. É costituito dai seguenti so ttocampi:
• Formato: secondo quanto previsto dall’Allegato 2 delle Linee Guida.
• Prodotto software: Prodotto software utilizzato per la creazione del documento e relativa versione, suddiviso a sua volta in tre sottocampi:
o Nome prodotto
o Versione prodotto
o Produttore
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatori
età
Nuova
definizione
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Verifica
Firmato Digitalmente • Vero
• Falso
Boolean SI,
obbligatorio
nel caso di
modalità di
formazione
doc = a/b
SI
Sigillato
Elettronicamente
• Vero
• Falso
Boolean SI,
obbligatorio
nel caso di
modalità di
formazione
doc = a/b
SI
Marcatura Temporale • Vero
• Falso
Boolean SI,
obbligatorio
nel caso di
modalità di
formazione
doc = a/b
SI
Conformità copie
immagine su supporto
informatico
• Vero
• Falso
Boolean SI,
obbligatorio
nel caso di
modalità di
formazione
doc = b
SI
Definizione
Check di controllo presenza Firma elettronica, Sigillo, Marcatura temporale e Conformità copie immagine nelle modalità di formazione del documento informatico previste
nelle Linee Guida
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Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova definizione
IdAgg Identificativo del fascicolo
o della serie come definito
nel successivo paragrafo
dei METADATI DELLE
AGGREGAZIONI
DOCUMENTALI
INFORMATICHE.
Alfanumerico NO SI
Definizione
Identificativo univoco dell’Aggregazione come definito nel successivo paragrafo dei METADATI DELLE AGGREGAZIONI DOCUMENTALI INFORMATICHE. Metadato ricorsivo.
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova
definizione
IdIdentificativoDocumentoPrincipale IdDoc del documento
principale
SI, nel caso in cui sia
presente un
documento principale
SI
Definizione
Identificativo univoco e persistente del Documento principale
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova
definizione
Versione del documento 1,2,3…. Alfanumerico SI SI
Definizione
Versione del documento.
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Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova
definizione
Tracciature modifiche documento
Tipo modifica • Annullamento
• Rettifica
• Integrazione
• Annotazione
Alfanumerico Si, nel caso di
versione > 1 o in caso
di annullamento
SI
Codice fiscale dell’autore
della modifica
Codice fiscale del
soggetto definito con
ruolo Operatore nel
metadato
“Soggetti”
Alfanumerico Si, nel
caso di
versione > 1 o in caso
di annullamento
SI
Data Modifica Datatime Si, nel
caso di
versione > 1 o in caso
di annullamento
SI
IdDoc versione precedente Identificativo documento
versione precedente
Si, nel
caso di
versione > 1 o in caso
di annullamento
SI
Definizione
Metadato volto a tracciare la presenza di operazioni di modifica effettuate sul documento e la data in cui esse sono state ef fettuate. L’autore delle modifiche è tracciato nel
metadato “Soggetti” con il ruolo “Operatore”
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova
definizione
Tempo di conservazione • 9999
• 5 anni
• 10 anni
• ………..
Numerico NO SI
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Definizione
Tempo di conservazione del documento desunto dal Piano di conservazione integrato con il Piano di classificazione (ove presenti) o prescritto dalla normativa salvo contenzioso.
In generale il tempo di conservazione a livello di singolo documento deve essere indicato solo qualora esso presenti un tempo di conservazione distinto da quello assegnato
all'aggregazione documentale informatica a cui il documento stesso appartiene . Espresso in numero di anni, il valore 9999 indica un tempo di conservazione “Permanente”.
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatori
età
Nuova
definizione
Note Testo Libero Alfanumerico NO SI
Definizione
Eventuali indicazioni aggiuntive
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2.1 XSD METADATI DEL DOCUMENTO INFORMATICO
Schema xsd:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<xs:schema xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" elementFormDefault="qualified">
<xs:element name="DocumentoInformatico">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="IdDoc">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="Impronta" Type="xs:base64Binary" />
<xs:element name="Algoritmo" Type="xs:string" default="SHA-256"/>
<xs:element name="Identificativo" Type="xs:string" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="ModalitaDiFormazione">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:enumeration value="creazione tramite utilizzo di strumenti software che assicurino la
produzione di documenti nei formati previsti in allegato 2"/>
<xs:enumeration value="acquisizione di un documento informatico per via telematica o su
supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acqu isizione della copia informatica di un documento analogico"/>
<xs:enumeration value="memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle
informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di d ati attraverso moduli o formulari resi disponibili ad utente"/>
<xs:enumeration value="generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di
dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggett i interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma
statica"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="TipologiaDocumentale" Type="xs:string" />
20
<xs:element name="DatiDiRegistrazione">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="TipologiaDiFlusso">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:enumeration value="In entrata"/>
<xs:enumeration value="In uscita"/>
<xs:enumeration value="Interno"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="TipoRegistro">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:enumeration value="Nessuno"/>
<xs:enumeration value="Protocollo Ordinario/Protocollo
Emergenza"/>
<xs:enumeration value="Repertorio/Registro"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="DataRegistrazione" Type="xs:dateTime"/>
<xs:element name="NumeroDocumento" Type="xs:string" />
<xs:element name="IdRegistro" Type="xs:string" minOccurs="0" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="ChiaveDescrittiva">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="Oggetto" Type="xs:string" />
<xs:element name="ParoleChiave" Type="xs:string" minOccurs="0" maxOccurs="5 " />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Soggetti" minOccurs="1" maxOccurs="unbounded" >
<xs:complexType>
<xs:sequence>
21
<xs:element name="Ruolo">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:enumeration value="Autore"/>
<xs:enumeration value="Mittente"/>
<xs:enumeration value="Destinatario"/>
<xs:enumeration value="Assegnatario"/>
<xs:enumeration value="Operatore"/>
<xs:enumeration value="Altro"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="TipoSoggetto">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:enumeration value="PF"/>
<xs:enumeration value="PG"/>
<xs:enumeration value="PA"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="Nominativo" Type="xs:string" />
<xs:element name="Codice" Type="xs:string" />
<xs:element name="UOR" Type="xs:string" minOccurs="0" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Allegati">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="NumeroAllegati" >
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:integer">
<xs:minInclusive value="0"/>
<xs:maxInclusive value="999"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="IndiceAllegati" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded">
22
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="IdDoc">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element
name="Impronta" Type="xs:base64Binary" />
<xs:element
name="Algoritmo" Type="xs:string" default="SHA-256"/>
<xs:element
name="Identificativo" Type="xs:string" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Descrizione" Type="xs:string" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Classificazione" minOccurs="0">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="IndiceDiClassificazione" Type="xs:string" />
<xs:element name="Descrizione" Type="xs:string" />
<xs:element name="PianoDiClassificazione" Type="xs:string" minOccurs="0" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Riservato" Type="xs:boolean" />
<xs:element name="IdentificativoDelFormato">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="Formato" Type="xs:string" />
<xs:element name="ProdottoSoftware" minOccurs="0">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
23
<xs:element name="NomeProdotto" Type="xs:string"
minOccurs="0" />
<xs:element name="VersioneProdotto" Type="xs:string"
minOccurs="0" />
<xs:element name="Produttore" Type="xs:string"
minOccurs="0" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Verifica" minOccurs="0">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="FirmatoDigitalmente" Type="xs:boolean" />
<xs:element name="SigillatoElettronicamente" Type="xs:boolean" />
<xs:element name="MarcaturaTemporale" Type="xs:boolean" />
<xs:element name="ConformitaCopieImmagineSuSupportoInformatico" Type="xs:boolean" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="IdAgg" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="TipoAggregazione">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:enumeration value="Fascicolo"/>
<xs:enumeration value="Serie Documentale"/>
<xs:enumeration value="Serie Di Fascicoli"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="IdAggregazione" Type="xs:string" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="IdIdentificativoDocumentoPrincipale" minOccurs="0">
24
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="Impronta" Type="xs:base64Binary" />
<xs:element name="Algoritmo" Type="xs:string" default="SHA-256"/>
<xs:element name="Identificativo" Type="xs:string" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="VersioneDelDocumento" Type="xs:string" />
<xs:element name="TracciatureModificheDocumento" minOccurs="0" >
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="TipoModifica">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:enumeration value="Annullamento"/>
<xs:enumeration value="Rettifica"/>
<xs:enumeration value="Integrazione"/>
<xs:enumeration value="Annotazione"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="CodiceFiscaleAutoreDellaModifica">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string" >
<xs:pattern value="[A-Z]{6}[0-
9LMNPQRSTUV]{2}[ABCDEHLMPRST][0-9LMNPQRSTUV]{2}[A-Z][0-9LMNPQRSTUV]{3}[A-Z]"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="DataModifica" Type="xs:dateTime"/>
<xs:element name="IdDocVersionePrecedente">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="Impronta" Type="xs:base64Binary" />
<xs:element name="Algoritmo" Type="xs:string"
default="SHA-256"/>
<xs:element name="Identificativo" Type="xs:string" />
</xs:sequence>
25
</xs:complexType>
</xs:element>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="TempoDiConservazione" minOccurs="0">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:integer">
<xs:minInclusive value="1"/>
<xs:maxInclusive value="9999"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="Note" Type="xs:string" minOccurs="0" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
</xs:schema>
26
3. METADATI DEL DOCUMENTO AMMINISTRATIVO INFORMATICO
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova definizione
IdDoc
Impronta crittografica del
documento
Impronta
Rappresenta l’hash del
documento
Binary SI NO, ridefinito.
Algoritmo
Rappresenta
l’algoritmo applicato
Default = SHA-256
Alfanumerico SI SI
Segnatura Segnatura del
protocollo
Alfanumerico SI, nel caso di
documento
protocollato
Identificativo
Come da sistema di
identificazione
formalmente definito
Alfanumerico SI
Definizione
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Identificativo univoco e persistente associato in modo univoco e permanente al documento amministrativo informatico in modo d a consentirne l’identificazione.
Inoltre, rappresenta le informazioni necessarie per verificare l’integrità del documento. Il metadato è costituito dai sottocampi:
• Impronta crittografica del documento: a sua volta suddiviso in:
o Impronta: sottocampo in cui viene memorizzato l’hash del documento
o Algoritmo: sottocampo nel quale deve essere indicata la tipologia dell’algoritmo applicato secondo quanto riportato nell’Allegato 6 delle Linee Guida nella
tabella 1 del paragrafo 2.2 “Regole di processamento”
• Segnatura: segnatura di protocollo, da indicare obbligatoriamente nel caso di documento amministrativo protocollato, a sua volta strut turato come da Allegato 6
delle Linee Guida
• Identificativo: come da sistema di identificazione formalmente definito
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova definizione
Modalità di formazione
Indicare
• creazione tramite
l’utilizzo di strumenti
software che assicurino
la produzione di
documenti nei formati
previsti nell’ Allegato 2
delle Linee;
• acquisizione di un
documento informatico
per via telematica o su
supporto informatico ,
acquisizione della copia
per immagine su
supporto informatico di
un documento
analogico, acquisizione
Alfanumerico SI SI
28
della copia informatica
di un documento
analogico;
• memorizzazione su
supporto informatico in
formato digitale delle
informazioni risultanti
da transaz ioni o
processi informatici o
dalla presentazione
telematica di dati
attraverso moduli o
formulari resi
disponibili all’utente;
• generazione o
raggruppamento
anche in via
automatica di un
insieme di dati o
registrazioni,
provenienti da una o
più banche dat i,
anche appartenenti a
più soggetti
interoperanti,
secondo una
struttura logica
predeterminata e
memorizzata in
forma statica
Definizione
29
Indica la modalità di generazione del documento informatico.
Sono previste le seguenti modalità, secondo quanto riportato nelle Linee guida:
a) creazione tramite l’utilizzo di strumenti software che assicurino la produzione di documenti nei formati previsti nell’Allegato 2 delle Linee Guida;
b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un
documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
c) memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle inf ormazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di
dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;
d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, prov enienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più
soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatori
età
Nuova
definizione
Tipologia documentale • Fatture
• Determine
• Delibere
…
Alfanumerico SI SI
Definizione
Metadato funzionale che indica la tipologia del documento tra quelle trattate per lo svolgimento delle attività.
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova definizione
Dati di registrazione
30
Tipologia di flusso • In uscita
• In entrata
• Interno
Per documenti interni
si intende i documenti
scambiati all'interno della
medesima AOO
Alfanumerico SI SI
Tipo registro • Protocollo Ordinario/
Protocollo Emergenza,
• Repertorio/Registro
Alfanumerico SI SI
Data registrazione nel caso di documento non
protocollato:
• Data di registrazione del
documento
nel caso di
documento protocollato:
• Data di registrazione di
protocollo.
Datatime SI NO, ma ridefinito
31
Numero Documento nel caso di documento non
protocollato:
• Numero di registrazione del
documento
nel caso di
documento protocollato:
• Numero di protocollo
Alfanumerico SI NO, ma ridefinito
IdRegistro Codice identificativo del
registro in cui il documento viene
registrato.
Alfanumerico SI SI
Amministrazione
che effettua la
registrazione
Codice IPA
Amminis
trazione
Alfanumerico SI NO, ma
ridefinito
Codice IPA
AOO
Alfanumerico SI NO, ma
ridefinito
Definizione
32
Metadato che comprende i dati di registrazione del documento sia nel caso di documento protocollato che non protocollato.
Sono previsti i seguenti sottocampi:
• Tipologia di flusso: indica se si tratta di un documento in uscita, in entrata o interno. Per documento interno si intende un documento scambiato tra
le diverse UOR afferenti alla stessa AOO
• Tipo registro: indica il sistema di registrazione adottato: protocollo ordinario/ protocollo emergenza, o Repertorio/Registro.
• Data: è la data associata al documento all’atto della registrazione
• Numero documento: Numero identificativo del documento nel caso di documento non protocollato (ad esempio, numero fattura), numero di protocollo
nel caso di documento protocollato.
• IdRegistro: Identificativo del registro in cui il documento viene registrato.
• Amministrazione che effettua la registrazione: codice IPA dell’Amministrazione e dell’AOO che sta effettuando la registrazione
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova definizione
Chiave descrittiva
Oggetto Testo libero Alfanumerico SI SI
Parole chiave Testo libero Alfanumerico NO SI
Definizione
Metadato funzionale volto a riassumere il contenuto del documento o comunque a chiarirne la natura. È costituito da seguenti sottocampi:
• Oggetto: testo libero;
• Parole Chiave: da compilare facoltativamente attingendo da thesauri o da vocabolari controllati, per evitare ambiguità terminologiche e avere la
possibilità di utilizzare il metadato come chiave di ricerca del documento. Il metadato è ricorsivo fino ad un massimo di 5 occorrenze.
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatori
età
Nuova
definizione
33
Soggetti
Ruolo • Autore
• Mittente
• Destinatario
• Assegnatario
• Operatore
• RUP
Alfanumerico SI, e nel caso
di documento
protocollato
è obbligatorio
indicare
almeno il
Mittente e il
Destinatario
SI
Tipo soggetto • PF per Persona Fisica
• PG per Organizzazione
• PA per le Amministrazioni Pubbliche
Alfanumerico SI SI
Nominativo Nominativo:
se Tipo soggetto = PF:
cognome e nome;
se Tipo soggetto = PG:
denominazione
se Tipo soggetto = PA:
denominazione Amministrazione \
denominazioneAOO;
Alfanumerico SI SI
34
Codice Codice identificativo:
se Tipo soggetto = PF:
codice fiscale
se Tipo soggetto = PG:
codice fiscale
se Tipo soggetto = PA:
Codice IPA dell’Amministrazione \
Codice AOO
Alfanumerico SI SI
UOR Unità Organizzativa di riferimento
Alfanumerico Obbligatorio
nel caso si
stia
indicando
Ruolo = RUP
SI
Indirizzi digitali di
riferimento
Posta elettronica certificata – domicilio digitale Alfanumerico SI SI
Definizione
35
Indica il metadato che consente di individuare le informazioni relative a tutti i soggetti coinvolti e competenti sul documento a vario ti tolo e definiti dal campo Ruolo.
Sono definiti quindi i seguenti attributi:
• Ruolo: consente di indicare, a seconda delle necessit à, il l’autore del documento, il mittente, il destinatario e assegnatario. In particolare, per “Operatore”
si intende il soggetto autorizzato ad apportare modifiche/integrazioni al documento, la cui definizione si renderà obbligatoria nel caso in cui venga compilato il
metadato “Verifica modifica documento”
• Tipo soggetto: consente di tipizzare i soggetti come persone fisiche, giuridiche, amministrazioni pubbliche o responsabile unico del procedi mento.
• Nominativo: valorizzato a seconda del tipo soggetto
• Codice: valorizzato a seconda del tipo soggetto.
• UOR: Unità Organizzativa di riferimento. Obbligatorio nel caso si stia indicando il RUP
• Indirizzi digitali di riferimento: valorizzato con il recapito associato al soggetto. Il metadato ha una struttura ricorsiva.
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo
dato
Obbligatorietà Nuova definizione
Allegati
Numero allegati 0:n Numerico SI SI
Indice allegati Da indicare per ogni allegato
se Numero
allegati > 0
IdDoc Identificativo del documento
relativo all’allegato
SI, se numero
allegati > 0
SI
Descrizione Testo libero Alfanumerico SI, se numero
allegati > 0
SI
Definizione
Indica il numero di allegati al documento e, nell’eventualità che il numero di allegati indicati sia maggiore di zero, devono essere compilati, in modalità ricorsiva, i dati:
• IdDoc: Identificativo del documento relativo all’allegato
• Descrizione: Titolo dell’allegato
36
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatori
età
Nuova
definizione
Classificazione sia nel caso di documento protocollato che nel
caso di documento non protocollato
Indice di classificazione Codifica del documento secondo il Piano di
classificazione utilizzato
Alfanumerico SI SI
Descrizione Descrizione per esteso dell’Indice di
classificazione indicato.
Alfanumerico SI SI
Piano di classificazione URI del Piano di classificazione pubblicato Alfanumerico SI SI
Definizione
Classificazione del documento secondo il Titolario utilizzato:
• Indice di classificazione: Codifica del documento secondo il Piano di classificazione utilizzato
• Descrizione: Descrizione per esteso dell’Indice di classificazione indicato.
• Piano di classificazione: riportare l’URI di pubblicazione del Piano di classificazione
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatori
età
Nuova
definizione
Riservato • Vero: se il documento è considerato
riservato
• Falso: se il documento non è
considerato riservato
Boolean SI SI
Definizione
Rappresenta il livello di sicurezza di accesso al documento:
• Vero: se il documento è considerato riservato
• Falso: se il documento non è considerato riservato
Consente di gestire gli accessi al documento al solo personale autorizzato.
37
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatori
età
Nuova
definizione
Identificativo del formato
Formato Previsti dall’Allegato 2 delle Linee
guida
Alfanumerico SI SI
Prodotto
software
Prodotto software utilizzato per
la creazione del documento e
relativa versione
Alfanumerico SI, quando
rilevabile
SI
Nome prodotto Alfanumerico SI
Versione prodotto Alfanumerico SI
Produttore Alfanumerico SI
Definizione
Indica il formato del documento e la versione del software utilizzato per la creazione del documento stesso. É costituito dai seguenti sottocampi:
• Formato: secondo quanto previsto dall’Allegato 2 delle Linee Guida.
• Prodotto software: Prodotto software utilizzato per la creazione del documento e relativa versione, suddiviso a sua volta in tre sottocampi:
o Nome prodotto
o Versione prodotto
o Produttore
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatori
età
Nuova
definizione
Verifica
38
Firmato Digitalmente • Vero
• Falso
Boolean SI,
obbligatorio
nel caso di
modalità di
formazione
doc = a/b
SI
Sigillato Elettronicamente • Vero
• Falso
Boolean SI,
obbligatorio
nel caso di
modalità di
formazione
doc = a/b
SI
Marcatura Temporale • Vero
• Falso
Boolean SI,
obbligatorio
nel caso di
modalità di
formazione
doc = a/b
SI
Conformità copie
immagine su supporto
informatico
• Vero
• Falso
Boolean SI,
obbligatorio
nel caso di
modalità di
formazione
doc = b
SI
Definizione
Check di controllo presenza Firma elettronica, Sigillo, Marcatura temporale e Conformità copie immagine nelle modalità di for mazione del documento informatico previste
nelle Linee Guida.
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova
definizione
39
IdAgg Identificativo del fascicolo o
della serie come definito nel
successivo paragrafo dei
METADATI DELLE
AGGREGAZIONI DOCUMENTALI
INFORMATICHE.
Alfanumerico SI SI
Definizione
Identificativo univoco dell’Aggregazione come definito nel successivo paragrafo dei METADATI DELLE AGGREGAZIONI DOCUMENTALI INFORMATICHE. Metadato ricorsivo.
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova
definizione
IdIdentificativoDocumentoPrincipale IdDoc del documento
principale
SI, nel caso in cui sia
presente un
documento
principale
SI
Definizione
Identificativo univoco e persistente del Documento principale
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova
definizione
Versione del documento 1,2,3…. Alfanumerico SI SI
Definizione
Versione del documento
40
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova
definizione
Tracciature modifiche documento
Tipo modifica • Annullamento
• Rettifica
• Integrazione
• Annotazione
Alfanumerico Si, nel caso di
versione > 1 o in
caso di
annullamento
SI
Codice fiscale
dell’autore della
modifica
Codice fiscale del soggetto
definito con ruolo Operatore nel
metadato “Soggetti”
Alfanumerico Si, nel caso di
versione > 1 o in
caso di
annullamento
Si
Data modifica Datatime Si, nel caso di
versione > 1 o in
caso di
annullamento
SI
IdDoc versione
precedente
Identificativo documento
versione precedente
Si, nel caso di
versione > 1 o in
caso di
annullamento
SI
Definizione
Metadato volto a tracciare la presenza di operazioni di modifica effettuate sul documento e la data in cui esse sono state ef fettuate. L’autore delle modifiche è tracciato nel
metadato “Soggetti” con il ruolo “Operatore”
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova
definizione
Tempo di conservazione • 9999
• 5 anni
• 10 anni
• ……….
Numerico NO SI
41
Definizione
Tempo di conservazione del documento desunto dal Piano di conservazione formalmente integrato al Piano di classificazione o prescritto dalla normativa salvo contenzioso.
In generale il tempo di conservazione a livello di singolo documento deve essere indicato solo qualora esso pres enti un tempo di conservazione distinto da quello assegnato
all'aggregazione documentale informatica a cui il documento stesso appartiene. Espresso in numero di anni, il valore 9999 indica un tempo di conservazione “Permanente”.
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova
definizione
Note Testo Libero Alfanumerico NO SI
Definizione
Eventuali indicazioni aggiuntive utili ad indicare situazioni particolari.
3.1 XSD METADATI DEL DOCUMENTO AMMINISTRATIVO INFORMATICO
Schema xsd:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<xs:schema xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" elementFormDefault="qualified">
<xs:element name="DocumentoAmministrativoInformatico">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="IdDoc">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="ImprontaCrittograficaDelDocumento">
<xs:complexType>
42
<xs:sequence>
<xs:element name="Impronta" Type="xs:base64Binary" />
<xs:element name="Algoritmo" Type="xs:string"
default="SHA-256"/>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Segnatura" Type="xs:string" minOccurs="0" />
<xs:element name="Identificativo" Type="xs:string" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="ModalitaDiFormazione">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:enumeration value="creazione tramite utilizzo di strumenti software che assicurino la
produzione di documenti nei formati previsti in allegato 2"/>
<xs:enumeration value="acquisizione di un documento informatico per via telematica o su
supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico"/>
<xs:enumeration value="memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle
informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili ad utente"/>
<xs:enumeration value="generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di
dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memor izzata in forma
statica"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="TipologiaDocumentale" Type="xs:string" />
<xs:element name="DatiDiRegistrazione">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="TipologiaDiFlusso">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:enumeration value="In entrata"/>
<xs:enumeration value="In uscita"/>
<xs:enumeration value="Interno"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
43
</xs:element>
<xs:element name="TipoRegistro">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:enumeration value="Protocollo Ordinario/Protocollo
Emergenza"/>
<xs:enumeration value="Repertorio/Registro"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="DataRegistrazione" Type="xs:dateTime"/>
<xs:element name="NumeroDocumento" Type="xs:string" />
<xs:element name="IdRegistro" Type="xs:string" />
<xs:element name="AmministrazioneCheEffettuaRegistrazione">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="CodiceIPAAmministrazione"
Type="xs:string" />
<xs:element name="CodiceIPAAOO" Type="xs:string" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="ChiaveDescrittiva">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="Oggetto" Type="xs:string" />
<xs:element name="ParoleChiave" Type="xs:string" minOccurs="0" maxOccurs="5" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Soggetti" minOccurs="1" maxOccurs="unbounded" >
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="Ruolo">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
44
<xs:enumeration value="Autore"/>
<xs:enumeration value="Mittente"/>
<xs:enumeration value="Destinatario"/>
<xs:enumeration value="Assegnatario"/>
<xs:enumeration value="Operatore"/>
<xs:enumeration value="RUP"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="TipoSoggetto">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:enumeration value="PF"/>
<xs:enumeration value="PG"/>
<xs:enumeration value="PA"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="Nominativo" Type="xs:string" />
<xs:element name="Codice" Type="xs:string" />
<xs:element name="UOR" Type="xs:string" minOccurs="0" />
<xs:element name="IndirizziDigitaliDiRiferimento" Type="xs:string" minOccurs="1"
maxOccurs="unbounded"/>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Allegati">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="NumeroAllegati">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:integer">
<xs:minInclusive value="0"/>
<xs:maxInclusive value="999"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="IndiceAllegati" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded">
<xs:complexType>
45
<xs:sequence>
<xs:element name="IdDoc">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element
name="ImprontaCrittograficaDelDocumento">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="Impronta" Type="xs:base64Binary" />
<xs:element name="Algoritmo" Type="xs:string" default="SHA-256"/>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element
name="Segnatura" Type="xs:string" minOccurs="0" />
<xs:element
name="Identificativo" Type="xs:string" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Descrizione" Type="xs:string" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Classificazione" >
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="IndiceDiClassificazione" Type="xs:string" />
<xs:element name="Descrizione" Type="xs:string" />
<xs:element name="PianoDiClassificazione" Type="xs:string" />
46
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Riservato" Type="xs:boolean" />
<xs:element name="IdentificativoDelFormato">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="Formato" Type="xs:string" />
<xs:element name="ProdottoSoftware" minOccurs="0">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="NomeProdotto" Type="xs:string"
minOccurs="0" />
<xs:element name="VersioneProdotto" Type="xs:string"
minOccurs="0" />
<xs:element name="Produttore" Type="xs:string"
minOccurs="0" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Verifica" minOccurs="0">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="FirmatoDigitalmente" Type="xs:boolean" />
<xs:element name="SigillatoElettronicamente" Type="xs:boolean" />
<xs:element name="MarcaturaTemporale" Type="xs:boolean" />
<xs:element name="ConformitaCopieImmagineSuSupportoInformatico" Type="xs:boolean" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="IdAgg" minOccurs="1" maxOccurs="unbounded">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="TipoAggregazione">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
47
<xs:enumeration value="Fascicolo"/>
<xs:enumeration value="Serie Documentale"/>
<xs:enumeration value="Serie Di Fascicoli"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="IdAggregazione" Type="xs:string" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="IdIdentificativoDocumentoPrincipale" minOccurs="0">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="ImprontaCrittograficaDelDocumento">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="Impronta" Type="xs:base64Binary" />
<xs:element name="Algoritmo" Type="xs:string"
default="SHA-256"/>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Segnatura" Type="xs:string" minOccurs="0" />
<xs:element name="Identificativo" Type="xs:string" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="VersioneDelDocumento" Type="xs:string"/>
<xs:element name="TracciatureModificheDocumento" minOccurs="0" >
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="TipoModifica">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:enumeration value="Annullamento"/>
<xs:enumeration value="Rettifica"/>
<xs:enumeration value="Integrazione"/>
<xs:enumeration value="Annotazione"/>
</xs:restriction>
48
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="CodiceFiscaleAutoreDellaModifica">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string" >
<xs:pattern value="[A-Z]{6}[0-
9LMNPQRSTUV]{2}[ABCDEHLMPRST][0-9LMNPQRSTUV]{2}[A-Z][0-9LMNPQRSTUV]{3}[A-Z]"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="DataModifica" Type="xs:dateTime"/>
<xs:element name="IdDocVersionePrecedente">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="ImprontaCrittograficaDelDocumento">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element
name="Impronta" Type="xs:base64Binary" />
<xs:element
name="Algoritmo" Type="xs:string" default="SHA-256"/>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Segnatura" Type="xs:string"
minOccurs="0" />
<xs:element name="Identificativo" Type="xs:string" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="TempoDiConservazione" minOccurs="0">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:integer">
<xs:minInclusive value="1"/>
<xs:maxInclusive value="9999"/>
</xs:restriction>
49
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="Note" Type="xs:string" minOccurs="0" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
</xs:schema>
50
4. METADATI DELLE AGGREGAZIONI DOCUMENTALI INFORMATICHE
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova Definizione
IdAgg
TipoAggregazione Indicare:
• Fascicolo
• Serie Documentale
• Serie di fascicoli
Alfanumerico SI SI
IdAggregazione Come da sistema di
identificazione
formalmente
definito.
Alfanumerico SI NO, ma ridefinito
Definizione
L’idAgg è una sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco all’aggregazione documentale informatica in modo da consentirne l’identificazione, indica se si
tratta di un Fascicolo o di una Serie Documentale o di una serie fascicoli.
Il fascicolo è una aggregazione documentale informatica strutturata e univocamente identificata contenente atti, documenti o dati informatici prodotti e funzionali all’esercizio
di una attività o allo svolgimento di uno specifico procedimento.
Le serie documentarie sono costituite da documenti singoli accorpati per ragioni funzionali in base alla tipologia di riferimento.
Le serie di fascicoli sono costituite da fascicoli accorpati per ragioni funzional i in base alla classe di riferimento o alla tipologia di fascicoli.
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova Definizione
51
Tipologia fascicolo Solo in caso di TipoAggregazione =
‘Fascicolo’
Tipologia del fascicolo:
• affare
• attività
• persona fisica
• persona giuridica
• procedimento
amministrativo
Alfanumerico SI, solo in caso di
TipoAggregazione =
‘Fascicolo’
SI
Definizione
I fascicoli sono organizzati per tipo:
• Tipo 1 - fascicolo per affare: conserva i documenti relativi a una competenza non proceduralizzata, ma che nel la consuetudine amministrativa la PA deve
concretamente portare a buon fine. Il fascicolo per affare ha una data di apertura e una durata circoscritta.
• Tipo 2 - fascicolo per persona fisica o giuridica: comprende tutti i documenti, anche con classifiche diverse, che si riferiscono a una persona (fisica o
giuridica. Quasi sempre i fascicoli intestati alle persone restano correnti per molti anni, costituendo serie aperte.
• Tipo 3 - fascicolo per attività: comprende i documenti prodotti nello svolgimento di un’attività amministrativa semplice che implica risposte obbligate o meri
adempimenti, per la quale quindi non è prevista l’adozione di un provvedimento finale. Ha in genere durata annuale.
• Tipo 4 - fascicolo per procedimento amministr ativo: conserva una pluralità di documenti che rappresentano azioni amminist rative omogenee e destinate a
concludersi con un provvedimento amministrativo.
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo
dato
Obbligatorietà Nuova definizione
Soggetti
Ruolo • Amministrazione titolare
• Amministrazioni partecipanti
• Soggetto intestatario persona fisica
• Soggetto intestatario persona giuridica
• RUP (Solo in caso di
• TipoAggregazione = ‘Fascicolo’)
Alfanumerico SI SI
52
Tipo soggetto • PF per Persona Fisica
• PG per Organizzazione
• PA per le Amministrazioni Pubbliche
Alfanumerico SI SI
Nominativo Nominativo:
se Tipo Soggetto = PF:
cognome e nome;
se Tipo Soggetto = PG:
denominazione
se Tipo Soggetto = PA:
denominazione Amministrazione \
denominazioneAOO;
Alfanumerico SI SI
Codice Codice identificativo:
se Tipo Soggetto = PF
codice fiscale
se Tipo Soggetto = PG:
codice fiscale
se Tipo Soggetto = PA:
Codice IPA dell’Amministrazione
\ Codice AOO
Alfanumerico SI SI
UOR Unità Organizzativa di riferimento
Alfanumerico Obbligatorio nel
caso si stia
indicando Ruolo
= RUP
SI
53
Definizione
Indica il metadato che consente di individuare le informazioni relative a tutti i Soggetti che, a vario titolo, sono coinvolti nella costituzione dell’aggregazione. Sono definiti
quindi i seguenti attributi:
• Ruolo:
o Amministrazione titolare
o Amministrazioni partecipanti
o Soggetto intestatario persona fisica
o Soggetto intestatario persona giuridica
o RUP (Solo in caso di TipoAggregazione = ‘Fascicolo’)
• Tipo soggetto: consente di tipizzare i soggetti come persone fisiche, giuridiche, amministrazioni pubbliche
• Nominativo: valorizzato a seconda del tipo soggetto.
• Codice: valorizzato a seconda del tipo soggetto.
• UOR: Nel caso in cui sia stato definito un Ruolo=RUP è obbligatorio indicare anche l’UOR corrispondente.
Il metadato ha una struttura ricorsiva
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo
dato
Obbligatorietà Nuova definizione
Assegnazione
Tipo
assegnazione
• Per competenza
• Per conoscenza
Alfanumerico SI, in caso di
fascicolo
SI
Ruolo Definito come da Ruolo del metadato Soggetti. Alfanumerico SI, in caso di
fascicolo
SI
Tipo soggetto Definito come da Tipo soggetto del metadato
Soggetti.
Alfanumerico SI, in caso di
fascicolo
SI
Codice Definito come da Codice del metadato Soggetti. Alfanumerico SI, in caso di
fascicolo
SI
Data inizio
assegnazione
Data inizio assegnazione Datatime SI, in caso di
fascicolo
SI
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Data fine
assegnazione
Data fine assegnazione Datatime NO SI
Definizione
Indica il metadato che consente di individuare le informazioni relative all’assegnazione per conoscenza o per competenza.
I Soggetti indicati in questo metadato devono essere stati dichiarati nel metadato Soggetti. Sono definiti quindi i seguenti
attributi:
• Tipo assegnazione
• Ruolo
• Tipo soggetto
• Codice
• Data inizio assegnazione
• Data fine assegnazione
Il metadato ha una struttura ricorsiva.
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova Definizione
DataApertura Data Date SI
SI
Definizione
Data di apertura dell’aggregazione documentale.
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatori
età
Nuova
definizione
55
Classificazione
Indice di classificazione Codifica secondo il Piano di classificazione
utilizzato
Alfanumerico SI SI
Descrizione Descrizione per esteso dell’Indice di
classificazione indicato.
Alfanumerico SI SI
Piano di classificazione URI del Piano di classificazione pubblicato Alfanumerico SI SI
Definizione
Classificazione dell’aggregazione:
• Indice di classificazione: Codifica del documento secondo il Piano di classificazione utilizzato
• Descrizione: Descrizione per esteso dell’Indice di classificazione indicato.
• Piano di classificazione: se presente, riportare eventualmente l’URI di pubblicazione del Piano di classificazione
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova Definizione
Progressivo Numerico SI
SI
Definizione
Progressivo numerico calcolato nell’ambito della chiave della classificazione o in ordine cronologico nell’ambito dell’anno
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova
definizione
56
Chiave descrittiva
Oggetto Testo libero Alfanumerico SI SI
Parole chiave Testo libero Alfanumerico NO SI
Definizione
Metadato funzionale volto a chiarirne la natura del fascicolo o della serie. È costituito da seguenti sottocampi:
• Oggetto: testo libero;
• Parole Chiave: da compilare facoltativamente con l’ausilio di attingendo da thesauri o da vocabolari controllati, per evitare ambiguità terminologiche e avere la
possibilità di utilizzare il metadato come chiave di ricerca. Il metadato è ricorsivo fino ad un massimo di 5 occorrenze.
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova Definizione
DataChiusura Data Date SI, quando
l'aggregazione viene
chiusa
SI
Definizione
Data di chiusura dell’aggregazione documentale.
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova
definizione
Procedimento
Amministrativo
57
Materia\Argomento\Struttura Indicare la materia o
l’argomento o la struttura per la
quale sono stati catalogati i
procedimenti amministrativi
Alfanumerico SI, nel caso di
Tipologia fascicolo =
procedimento
amministrativo.
SI
Procedimento Denominazione del
Procedimento
Alfanumerico SI, nel caso
Tipologia fascicolo
= procedimento
amministrativo.
SI
Catalogo
procedimenti
Uri di pubblicazione del catalogo Alfanumerico SI, nel caso di
Tipologia fascicolo =
procedimento
amministrativo.
SI
Fasi A sua volta suddiviso , in una
struttura ricorsiva:
SI, nel caso di
Tipologia fascicolo =
procedimento
amministrativo.
SI
Tipo Fase • Preparatoria
• Istruttoria
• Consultiva
• Decisoria o deliberativa
• Integrazione
dell’efficacia
Alfanumerico SI, nel caso di
Tipologia fascicolo =
procedimento
amministrativo.
SI
Data inizio fase
Date SI, nel caso di
Tipologia fascicolo =
procedimento
amministrativo.
SI
Data fine fase
Date NO SI
Definizione
58
Metadato funzionale volto ad indicare il procedimento a cui il fascicolo afferisce, nonché lo stato di avanzamento e le relative fasi.
Il sottocampo “Fase”, a sua volta costituito da “Tipo Fase”:
• Preparatoria
• Istruttoria
• Consultiva
• Decisoria o deliberativa
• Integrazione dell’efficacia
“Data inizio fase” e “Data fine fase” deve considerarsi dinamico, destinato ad essere aggiornato con lo stato di avanzamento dell’iter del procedimento\processo.
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova
Definizione
Indice documenti IdDoc SI NO, ma
ridefinito
Definizione
Elenco degli identificativi dei documenti contenuti nell’aggregazione. Metadato ricorsivo
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova
Definizione
Posizione fisica Aggregazione
Documentale
Testo libero Alfanumerico SI, solo nel caso di
fascicoli cartacei
digitalizzati o di
fascicoli ibridi
SI
Definizione
Posizione fisica dell’aggregazione. Nel caso di fascicoli ibridi indica la posizione della componente cartacea del fascicolo.
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Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova
Definizione
IdAggPrincipale Come da sistema di
identificazione
formalmente
definito
Alfanumerico NO SI
Definizione
Identificativo univoco e persistente del livello superiore di fascicolazione nel caso in cui si stia definendo un sottofascicolo o una sottoserie
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova
definizione
Tempo di conservazione • 9999
• 5 anni
• 10 anni
• ……….
Numerico NO SI
Definizione
Tempo di conservazione dell’aggregazione desunto dal Piano di conservazione formalmente integrato al Piano di classificazione. Espresso in numero di anni, il valore 9999
indica un tempo di conservazione “Permanente”.
Informazione Sottocampi Valori Ammessi Tipo dato Obbligatorietà Nuova
Definizione
Note Testo Libero Alfanumerico NO SI
Definizione
Eventuali indicazioni aggiuntive
60
61
4.1 XSD METADATI DELLE AGGREGAZIONI DOCUMENTALI INFORMATICHE
Schema xsd:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<xs:schema xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" elementFormDefault="qualified">
<xs:element name="AggregazioneDocumentaliInformatiche">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="IdAgg" >
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="TipoAggregazione">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:enumeration value="Fascicolo"/>
<xs:enumeration value="Serie
Documentale"/>
<xs:enumeration value="Serie Di
Fascicoli"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="IdAggregazione" Type="xs:string" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Tipologia" minOccurs="0">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:enumeration value="affare"/>
<xs:enumeration value="attivita"/>
<xs:enumeration value="persona fisica"/>
<xs:enumeration value="persona giuridica"/>
<xs:enumeration value="procedimento amministrativo"/>
</xs:restriction>
62
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="Soggetti" minOccurs="1" maxOccurs="unbounded">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="Ruolo">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:enumeration value="Amministrazione
titolare"/>
<xs:enumeration value="Amministrazioni
partecipanti"/>
<xs:enumeration value="Soggetto
intestatario persona fisica"/>
<xs:enumeration value="Soggetto
intestatario persona giuridica"/>
<xs:enumeration value="RUP" />
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="TipoSoggetto">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:enumeration value="PF"/>
<xs:enumeration value="PG"/>
<xs:enumeration value="PA"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="Nominativo" Type="xs:string" />
<xs:element name="Codice" Type="xs:string" />
<xs:element name="UOR" Type="xs:string" minOccurs="0" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Assegnazione" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="TipoAssegnazione">
63
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:enumeration value="Per competenza"/>
<xs:enumeration value="Per conoscenza"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="Ruolo">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:enumeration value="Amministrazione
titolare"/>
<xs:enumeration value="Amministrazioni
partecipanti"/>
<xs:enumeration value="Soggetto
intestatario persona fisica"/>
<xs:enumeration value="Soggetto
intestatario persona giuridica"/>
<xs:enumeration value="RUP" />
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="TipoSoggetto">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:enumeration value="PF"/>
<xs:enumeration value="PG"/>
<xs:enumeration value="PA"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="Codice" Type="xs:string" />
<xs:element name="DataInizioAssegnazione" Type="xs:dateTime"/>
<xs:element name="DataFineAssegnazione" Type="xs:dateTime"
minOccurs="0"/>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="DataApertura" Type="xs:date"/>
64
<xs:element name="Classificazione" >
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="IndiceDiClassificazione" Type="xs:string" />
<xs:element name="Descrizione" Type="xs:string" />
<xs:element name="PianoDiClassificazione" Type="xs:string"/>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Progressivo">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="Integer">
<xs:minInclusive value="1"/>
<xs:maxInclusive value="999999999"/>
</xs:restriction>
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</xs:element>
<xs:element name="ChiaveDescrittiva">
<xs:complexType>
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<xs:element name="Oggetto" Type="xs:string" />
<xs:element name="ParoleChiave" Type="xs:string" minOccurs="0"
maxOccurs="5" />
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</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="DataChiusura" type="xs:date" minOccurs="0"/>
<xs:element name="ProcedimentoAmministrativo" minOccurs="0" >
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="MateriaArgomentoStruttura" Type="xs:string" />
<xs:element name="Procedimento" Type="xs:string" />
<xs:element name="CatalogoProcedimenti" Type="xs:string" />
<xs:element name="Fase" minOccurs="1" maxOccurs="unbounded">
<xs:complexType>
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<xs:element name="TipoFase" >
<xs:simpleType>
65
<xs:restriction
base="xs:string">
<xs:enumeration
value="Preparatoria"/>
<xs:enumeration
value="Istruttoria"/>
<xs:enumeration
value="Consultiva"/>
<xs:enumeration
value="Decisoria o deliberativa"/>
<xs:enumeration
value="Integrazione dell’efficacia"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="DataInizioFase"
type="xs:date"/>
<xs:element name="DataFineFase"
type="xs:date" minOccurs="0"/>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="IndiceDocumenti" minOccurs="1" maxOccurs="unbounded">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="IdDoc">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element
name="ImprontaCrittograficaDelDocumento">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element
name="Impronta" Type="xs:base64Binary" />
<xs:element
name="Algoritmo" Type="xs:string" default="SHA-256"/>
66
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Segnatura"
Type="xs:string" minOccurs="0" />
<xs:element name="Identificativo"
Type="xs:string" />
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</xs:complexType>
</xs:element>
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</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="PosizioneFisicaAggregazioneDocumentale" Type="xs:string"
minOccurs="0" />
<xs:element name="IdAggPrincipale" minOccurs="0">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="TipoAggregazione">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:enumeration value="Fascicolo"/>
<xs:enumeration value="Serie
Documentale"/>
<xs:enumeration value="Serie Di
Fascicoli"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="IdAggregazione" Type="xs:string" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="TempoDiConservazione" minOccurs="0">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:Integer">
<xs:minInclusive value="1"/>
<xs:maxInclusive value="9999"/>
</xs:restriction>
67
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="Note" Type="xs:string" minOccurs="0" />
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
</xs:schema>