AgID Allegato 1 – Glossario (edizione 2020)

 
 
 
 
 
Glossari
o dei termini e degli acronimi  
 
Allegato 1 al documento “Linee 
Guida sulla formazione, gestione e 
conservazione dei documenti 
informatici”. 
  


Allegato 1 - Glossario dei termini e degli acronimi  
 
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Indice 
Sommario 
Indice....................................................................................................................................................................... 2
CAPITOLO 1 ................................................................................................................................ ..........................  4
Premessa ................................................................................................................................................................ .  4
1.1 Scopo e campo di applicazione del documento .................................................................................... 4
1.2 Glossario dei termini.............................................................................................................................. 4
1.3 Glossario degli Acronimi ...................................................................................................................... 14
 
 
 
 
 


Allegato 1 - Glossario dei termini e degli acronimi  
  
 
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Questo allegato è parte integrante al testo delle linee guida sulla Formazione, gestione e 
conservazione dei documenti informatici. 
 


Allegato 1 - Glossario dei termini e degli acronimi  
 
 
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CAPITOLO 1 
Premessa 
1.3 Scopo e campo di applicazione del documento 
Lo scopo del presente allegato è il seguente: 
● esplicitare il significato dei termini maggiormente utilizzati nel documento linea guida 
sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici , che necessitano 
una spiegazione. 
 
1.4 Glossario dei termini  
TERMINE DEFINIZIONE 
Accesso Operazione che consente di prendere visione dei documenti 
informatici. 
Affidabilità 
Caratteristica che, con riferimento a un sistema di gestione 
documentale o conservazione, esprime il livello di fiducia che 
l'utente ripone nel sistema stesso, mentre con riferimento al 
documento informatico esprime la credibilità e l’accuratezza 
della rappresentazione di atti e fatti in esso contenuta. 
Aggregazione documentale 
informatica 
Insieme di documenti informatici o insieme di fascicoli 
informatici riuniti per caratteristiche omogenee, in relazione 
alla natura e alla forma dei documenti o in relazione 
all’oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell’ente. 
Archivio Complesso dei documenti prodotti o acquisiti da un soggetto 
pubblico o privato durante lo svolgimento della propria 
attività. 
Archivio informatico Archivio costituito da documenti informatici, organizzati in 
aggregazioni documentali informatiche. 


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TERMINE DEFINIZIONE 
Area Organizzativa 
Omogenea 
Un insieme di funzioni e di uffici individuati dall'ente al fine di 
gestire i documenti in modo unitario e coordinato , secondo 
quanto disposto dall’art. 50 comma 4 del D.P.R. 28 dicembre 
2000, n. 445. Essa rappresenta il canale ufficiale per l'invio di 
istanze e l'avvio di procedimenti amministrativi.  
Attestazione di conformità 
delle copie per immagine su 
supporto informatico di un 
documento analogico
 
Dichiarazione rilasciata da notaio o altro pubblico ufficiale a 
ciò autorizzato allegata o asseverata al documento 
informatico. 
Autenticità Caratteristica in virtù della quale un oggetto deve 
considerarsi come corrispondente a ciò che era nel momento 
originario della sua produzione. Pertanto un oggetto è 
autentico se nel contempo è integro e completo, non avendo 
subito nel corso del tempo o dello spazio alcuna modifica non 
autorizzata. L'autenticità è valutata sulla base di precise 
evidenze. 
Certificazione Attestazione di terza parte relativa alla conformità ai requisiti 
specificati di prodotti, processi, persone e sistemi. 
Classificazione Attività di organizzazione di tutti i documenti secondo uno 
schema costituito da un insieme di  voci articolate in modo 
gerarchico e che individuano, in astratto, le funzioni, 
competenze, attività e/o materie del soggetto produttore. 
Cloud della PA Ambiente virtuale che consente alle Pubbliche 
Amministrazioni di erogare servizi digitali ai cittadini e alle 
imprese nel rispetto di requisiti minimi di sicurezza e 
affidabilità. 
Codec Algoritmo di codifica e decodifica che consente di generare 
flussi binari, eventualmente imbustarli in un file o in un 
wrapper (codifica), così come di estrarli da esso (decodifica). 
Conservatore Soggetto pubblico o privato che svolge attività di 
conservazione dei documenti informatici. 
Conservazione Insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le 
politiche complessive del sistema di conservazione e a 
governarne la gestione in relazione al modello organizzativo 

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TERMINE DEFINIZIONE 
adottato, garantendo nel  tempo le caratteristiche di 
autenticità, integrità, leggibilità, reperibilità dei documenti 
Convenzioni di 
denominazione del file 
Insieme di regole sintattiche che definisce il nome dei file 
all’interno di un filesystem o pacchetto. 
Coordinatore della Gestione 
Documentale 
Soggetto responsabile della definizione di criteri uniformi di 
classificazione ed archiviazione nonché di comunicazione 
interna tra le AOO ai sensi di quanto disposto dall’articolo 50 
comma 4 del DPR 445/2000 nei cas i di amministrazioni che 
abbiano istituito più AOO. 
Destinatario Soggetto o sistema al quale il documento informatico è 
indirizzato. 
Digest Vedi Impronta crittografica. 
Documento amministrativo 
informatico 
Ogni rappresentazione, grafica, fotocinematografica, 
elettromagnetica o di qualunque altra specie, del contenuto 
di atti, anche interni, formati dalle pubbliche 
amministrazioni, o, comunque, da queste ultime utilizzati ai 
fini dell'attività amministrativa 
Documento elettronico Qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in 
particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva 
Documento informatico Documento elettronico che contiene la rappresentazione 
informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti 
Duplicato informatico Vedi art. 1, comma 1, lett) i quinquies del CAD. 
eSeal Vedi sigillo elettronico.  
Esibizione operazione che consente di visualizzare un documento 
conservato 
eSignature Vedi firma elettronica. 
Estratto di documento 
informatico 
Parte del documento tratto dal documento originale 
Estratto per riassunto di 
documento informatico 
Documento nel quale si attestano in maniera sintetica fatti, 
stati o qualità desunti da documenti informatici. 

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TERMINE DEFINIZIONE 
Estrazione statica dei dati Estrazione di informazioni utili da grandi quantità di dati (es. 
database, datawarehouse ecc...), attraverso metodi 
automatici o semi-automatici 
Evidenza informatica Sequenza finita di bit che può essere elaborata da una 
procedura informatica.  
Fascicolo informatico Aggregazione documentale informatica strutturata e 
univocamente identificata contenente atti, documenti o dati 
informatici prodotti e funzionali all’esercizio di una attività o 
allo svolgimento di uno specifico procedimento. 
File Insieme di informazioni, dati o comandi logicamente correlati, 
raccolti sotto un unico nome e registrati, per mezzo di un 
programma di elaborazione o di scrittura, nella memoria di un 
computer. 
File container Vedi Formato contenitore. 
File wrapper Vedi Formato contenitore. 
File-manifesto File che contiene metadati riferiti ad un file o ad un pacchetto 
di file. 
Filesystem Sistema di gestione dei file, strutturato mediante una o più 
gerarchie ad albero, che determina le modalità di 
assegnazione dei nomi, memorizzazione e organizzazione 
all’interno di uno storage. 
Firma elettronica Vedi articolo 3 del Regolamento eIDAS. 
Firma elettronica avanzata Vedi articoli 3 e 26 del Regolamento eIDAS. 
Firma elettronica qualificata Vedi articolo 3 del Regolamento eIDAS. 
Flusso (binario) Sequenza di bit prodotta in un  intervallo temporale 
finito e continuativo che ha un’origine precisa ma di cui 
potrebbe non essere predeterminato il suo istante di 
interruzione. 
Formato contenitore Formato di file progettato per consentire l'inclusione 
(“imbustamento” o wrapping), in uno stesso file, di una o più 

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TERMINE DEFINIZIONE 
evidenze informatiche soggette a differenti tipi di codifica e 
al quale possono essere associati specifici metadati. 
Formato del documento 
informatico 
Modalità di rappresentazione della sequenza di bit che 
costituiscono il documento informatico; comunemente è 
identificato attraverso l’estensione del file. 
Formato “deprecato” Formato in passato considerato ufficiale il cui uso è 
attualmente sconsigliato a favore di una versione più recente. 
Funzioni aggiuntive del 
protocollo informatico 
Nel sistema di protocollo informatico, componenti 
supplementari rispetto a quelle minime, necessarie alla 
gestione dei flussi documentali, alla conservazione dei 
documenti nonché alla accessibilità delle informazioni. 
Funzioni minime del 
protocollo informatico 
Componenti del sistema di protocollo informatico che 
rispettano i requisiti di operazioni ed informazioni minime di 
cui all’articolo 56 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. 
Funzione di hash crittografica Funzione matematica che genera, a partire da una evidenza 
informatica, una impronta crittografica o digest  (vedi) in 
modo tale che risulti computazionalmente difficile  (di fatto 
impossibile), a partire da questa, ricostruire l’evidenza 
informatica originaria e generare impronte uguali a partire da 
evidenze informatiche differenti. 
Gestione Documentale Processo finalizzato al controllo efficiente e sistematico della 
produzione, ricezione, tenuta, uso, selezione e conservazione 
dei documenti. 
hash Termine inglese usato, impropriamente, come sinonimo 
d’uso di “impronta crittografica” o “digest” (vedi). 
Identificativo univoco  Sequenza di numeri o caratteri alfanumerici associata in 
modo univoco e persistente ad un'entità all'interno di uno 
specifico ambito di applicazione. 
Impronta crittografica Sequenza di bit di lunghezza predefinita, risultato 
dell’applicazione di una funzione di hash crittografica a 
un’evidenza informatica. 

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TERMINE DEFINIZIONE 
Integrità Caratteristica di un documento informatico o di 
un'aggregazione documentale in virtù della quale risulta che 
essi non hanno subito nel tempo e nello spazio alcuna 
alterazione non autorizzata. La caratteristica dell'integrità, 
insieme a quella della completezza, concorre a determinare 
la caratteristica dell'autenticità. 
Interoperabilità Caratteristica di un sistema informativo, le cui interfacce sono 
pubbliche e aperte, e capaci di interagire in maniera 
automatica con altri sistemi informativi per lo scambio di 
informazioni e l’erogazione di servizi. 
Leggibilità Caratteristica di un documento informatico che garantisce la 
qualità di poter essere decodificato e interpretato da 
un'applicazione informatica. 
Manuale di conservazione Documento informatico che descrive il sistema di 
conservazione e illustra dettagliatamente l’organizzazione, i 
soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di 
funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione 
delle architetture e delle infrastrutture.  
Manuale di gestione Documento informatico che descrive il sistema di gestione, 
anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e 
fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio 
per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei 
flussi documentali e degli archivi. 
Metadati Dati associati a un o  documento informatico, a un fascicolo 
informatico o a un'aggregazione documentale per 
identificarli, descrivendone il contesto, il contenuto e la 
struttura - così da permetterne la gestione del tempo -  in 
conformità a quanto definito nella norma ISO 15489-1:2016 
e più nello specifico dalla norma ISO 23081-1:2017. 
Naming convention Vedi Convenzioni di denominazione 
Oggetto di conservazione Oggetto digitale versato in un sistema di conservazione. 
Oggetto digitale Oggetto informativo digitale, che può assumere varie forme 
tra le quali quelle di documento informatico, fascicolo 
informatico, aggregazione documentale informatica o 
archivio informatico. 

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TERMINE DEFINIZIONE 
Pacchetto di archiviazione Pacchetto informativo generato dalla trasformazione di uno 
o più pacchetti di versamento coerentemente con le modalità 
riportate nel manuale di conservazione. 
Pacchetto di distribuzione Pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione 
all’utente in risposta ad una sua richiesta di accesso a oggetti 
di conservazione. 
Pacchetto di file (file package) Insieme finito di più file (possibilmente organizzati in una 
struttura di sottoalbero all’interno di un filesystem)  che 
costituiscono, collettivamente oltre che individualmente, un 
contenuto informativo unitario e auto-consistente. 
Pacchetto di versamento Pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di 
conservazione secondo il formato descritto nel manuale di 
conservazione. 
Pacchetto informativo Contenitore logico che racchiude uno o più oggetti di 
conservazione con i relativi metadati, oppure anche i soli 
metadati riferiti agli oggetti di conservazione. 
Path Percorso (vedi). 
Pathname Concatenazione ordinata del percorso di un file e del suo 
nome. 
Percorso Informazioni relative alla localizzazione virtuale del file 
all’interno del filesystem espressa come concatenazione 
ordinata del nome dei nodi del percorso. 
Piano della sicurezza del 
sistema di conservazione 
Documento che, nel contesto del piano generale di sicurezza, 
descrive e pianifica le attività volte a proteggere il sistema di 
conservazione dei documenti informatici da possibili rischi. 
Piano della sicurezza del 
sistema di gestione 
Informatica dei documenti 
Documento che, nel contesto del piano generale di sicurezza, 
descrive e pianifica le attività volte a proteggere il sistema di 
gestione informatica dei documenti da possibili rischi. 
Piano di classificazione 
(Titolario) 
Struttura logica che permette di organizzare documenti e 
oggetti digitali secondo uno schema desunto dalle funzioni e 
dalle attività dell'amministrazione interessata. 

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TERMINE DEFINIZIONE 
Piano di conservazione Documento, allegato al manuale di ges tione e integrato con 
il sistema di classificazione, in cui sono definiti i criteri di 
organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di 
conservazione ai sensi dell’articolo 68 del D.P.R. 28 dicembre 
2000, n. 445. 
Piano di organizzazione delle 
aggregazioni documentali 
Strumento integrato con il sistema di classificazione a partire 
dai livelli gerarchici inferiori di quest’ultimo e finalizzato a 
individuare le tipologie di aggregazioni documentali 
(tipologie di serie e tipolo gie di fascicoli) che devono essere 
prodotte e gestite in rapporto ai procedimenti e attività in cui 
si declinano le funzioni svolte dall’ente 
Piano generale della sicurezza Documento che pianifica le attività volte alla realizzazione del 
sistema di protezione e di tutte le possibili azioni indicate dalla 
gestione del rischio nell’ambito dell’organizzazione di 
appartenenza. 
Presa in carico Accettazione da parte del sistema di conservazione di un 
pacchetto di versamento in quanto conforme alle modalità 
previste dal manuale di conservazione e, in caso di 
affidamento del servizio all’esterno, dagli accordi stipulati tra 
il titolare dell’oggetto di conservazione e il responsabile del 
servizio di conservazione. 
Processo Insieme di attività correlate o interagenti che trasformano 
elementi in ingresso in elementi in uscita. 
Produttore dei PdV Persona fisica, di norma diversa dal soggetto che ha formato 
il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è 
responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema 
di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura 
si identifica con il responsabile della gestione documentale. 
qSeal Sigillo elettronico qualificato, come da art. 35 del 
Regolamento eIDAS. 
qSignature Firma elettronica qualificata, come da art. 25 del 
Regolamento eIDAS. 
Rapporto di versamento Documento informatico che attesta l'avvenuta presa in carico 
da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di 
versamento inviati dal produttore. 

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TERMINE DEFINIZIONE 
Registro di protocollo Registro informatico ove sono memorizzate le informazioni 
prescritte dalla normativa per tutti i documenti ricevuti e 
spediti da un ente e per tutti i documenti informatici dell'ente 
stesso. 
Registro particolare Registro informatico individuato da una pubblica 
amministrazione per la memorizzazione delle informazioni 
relative a documenti soggetti a registrazione particolare. 
Regolamento eIDAS electronic IDentification  Authentication and Signature, 
Regolamento (UE) № 910/2014 del Parlamento Europeo e del 
Consiglio, del 23 luglio 2014, in materia di identificazione 
elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel 
mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE. 
Repertorio Registro su cui vengono annotati con un numero progressivo 
i fascicoli secondo l’ordine cronologico in cui si costituiscono 
all’interno delle suddivisioni del piano di classificazione.
 
Responsabile dei sistemi 
informativi per la 
conservazione 
Soggetto che coordina i sistemi informativi all’interno del 
conservatore, in possesso dei requisiti professionali 
individuati da AGID. 
Responsabile del servizio di 
conservazione 
soggetto che coordina il processo di conservazione all’interno 
del conservatore, in possesso dei requisiti professionali 
individuati da AGID  
Responsabile della 
conservazione 
Soggetto che definisce e attua le politiche complessive del 
sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena 
responsabilità ed autonomia. 
Responsabile della funzione 
archivistica di conservazione 
soggetto che coordina il processo di conservazione dal punto 
di vista archivistico all’interno del conservatore, in pos sesso 
dei requisiti professionali individuati da AGID 
Responsabile della gestione 
documentale 
Soggetto responsabile della gestione del sistema 
documentale o responsabile del servizio per la tenuta del 
protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali 
e degli archivi, ai sensi dell’articolo 61 del D.P.R. 28 dicembre 
2000, n. 445. 

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TERMINE DEFINIZIONE 
Responsabile della 
protezione dei dati 
Persona con conoscenza specialistica della normativa e delle 
prassi in materia di protezione dei dati, in grado di assolvere 
i compiti di cui all'articolo 39 del Regolamento (UE) 2016/679. 
Responsabile della sicurezza 
dei sistemi di conservazione 
soggetto che assicura il rispetto dei requisiti di sicurezza 
all’interno del conservatore, in possesso dei requisiti 
professionali individuati da AGID 
Responsabile dello sviluppo e 
della manutenzione del 
sistema di conservazione 
soggetto che assicura lo sviluppo e la manutenzione del 
sistema all’interno del conservatore, in possesso dei requisiti 
professionali individuati da AGID 
Riferimento temporale Insieme di dati che rappresenta una data e un'ora con 
riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC). 
Riversamento Procedura mediante la quale uno o più documenti informatici 
sono convertiti da un formato di file (ovvero di busta, ovvero 
di pacchetto di file) ad un altro, lasciandone invariato il 
contenuto per quanto possibilmente permesso dalle 
caratteristiche tecniche del formato (ovvero dei formati) dei 
file e delle codifiche di destinazione. 
Scarto Operazione con cui si eliminano definitivamente, secondo 
quanto previsto dalla normativa vigente, i documenti ritenuti 
non più rilevanti ai fini giuridico -amministrativo e storico -
culturale. 
Serie Raggruppamento di documenti con caratteristiche 
omogenee (vedi anche aggregazione documentale 
informatica). 
Sidecar (file) File-manifesto (vedi). 
Sigillo elettronico Dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite 
associazione logica ad altri dati in forma elettronica, per 
garantire l’origine e l’integrità di questi ultimi. 
Sistema di conservazione Insieme di regole, procedure e tecnologie che assicurano la 
conservazione dei documenti informatici in attuazione a 
quanto previsto dall’art. 44, comma 1, del CAD. 
Sistema di gestione 
informatica dei documenti 
Insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di 
comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle 
organizzazioni per la gestione dei documenti. Nell’ambito 

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TERMINE DEFINIZIONE 
della pubblica amministrazione è il sistema di cui all'articolo 
52 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 
Timeline Linea temporale virtuale su cui sono disposti degli eventi 
relativi ad un sistema informativo o a un documento 
informatico. Costituiscono esempi molto diversi di timeline  
un file di log di sistema, un flusso multimediale contenente 
essenze audio\video sincronizzate. 
Titolare dell’oggetto di 
conservazione 
Soggetto produttore degli oggetti di conservazione. 
Trasferimento Passaggio di custodia dei documenti da una persona o un 
ente ad un'altra persona o un altro ente. 
TUDA Testo Unico della Documentazione Amministrativa, Decreto 
del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e 
successive modificazioni e integrazioni. 
Ufficio Riferito ad un’area organizzativa omogenea, un ufficio 
dell’area stessa che utilizza i servizi messi a disposizione dal 
sistema di protocollo informatico. 
Utente abilitato Persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un 
sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un 
sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine 
di fruire delle informazioni di interesse. 
Versamento Passaggio di custodia, di proprietà e/o di responsabilità dei 
documenti.  Nel caso di un organo giudiziario e 
amministrativo dello Stato operazione con la quale il 
responsabile della conservazione trasferisce agli Archivi di 
Stato o all’Archivio Centrale dello Stato della 
documentazione destinata ad essere ivi conservata ai sensi 
della normativa vigente in materia di beni culturali. 
 
1.5 Glossario degli Acronimi  
ACRONIMO DEFINIZIONE 
AGID Agenzia per l’Italia digitale 

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ACRONIMO DEFINIZIONE 
AOO Area Organizzativa Omogenea  
CAD Codice dell’Amministrazione Digitale - Decreto legislativo 7 
marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni. 
eIDAS  Regolamento (UE) № 910/2014 del Parlamento Europeo e del 
Consiglio, del 23 luglio 2014, in materia di identificazione 
elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche 
nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE. 
FEA Vedi firma elettronica avanzata. 
FEQ Vedi firma elettronica qualifica. 
GDPR Regolamento (UE) № 679/2016 del Parlamento Europeo e del 
Consiglio, del 27 aprile 2016 (“ General Data Protection 
Regulation”), relativo alla protezione delle persone fisiche 
con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla 
libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 
95/46/CE. 
PdA (AiP)  Pacchetto di Archiviazione. 
PdD (DiP)  Pacchetto di Distribuzione. 
PdV (SiP) Pacchetto di Versamento. 
UOR Unità Organizzativa Responsabile