AgID Allegato 3 – Certificazione processo (edizione 2020)

Certificazione di processo ex art. 23-ter CAD  
 
 
 
 
Certificazione di processo  
Allegato 3 al documento “Linee 
Guida sulla formazione, gestione 
e conservazione dei documenti 
informatici”.  
  


Certificazione di processo ex art. 23-ter CAD  
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Indice 
 
Indice 2 
CAPITOLO 1 4 
Premessa 4 
1.1. Scopo e campo di applicazione del documento 4 
1.2. Certificazione di processo: principi generali 4 
CAPITOLO 2 6 
Regole di utilizzo della certificazione di processo 6 
2.1. Conformità allo standard ISO 6 
2.2. Efficacia probatoria della certificazione di processo 7 
2.3. Ciclo di dematerializzazione: requisiti, fasi e controlli 8 
2.4. Validazione della certificazione di processo 12 
 


Certificazione di processo ex art. 23-ter CAD  
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Questo allegato è parte integrante al testo delle linee guida sulla Formazione, gestione e 
conservazione dei documenti informatici. 
 
 
  


Certificazione di processo ex art. 23-ter CAD  
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CAPITOLO 1 
 
Premessa 
 
1.1. Scopo e campo di applicazione del documento 
Lo scopo del presente allegato è quello di descrivere le modalità di adozione della 
certificazione di processo , considerata una modalità prevista dagli articoli 22 
comma 1bis Copie informatiche di documenti analogici  e 23-ter comma 1bis 
Documenti amministrativi informatici  del CAD . L ’adozione del processo 
descritto nel presente documento riguarda  tutti i soggetti indicati nell’art. 2 
commi 2 e 3 del CAD che eseguono la dematerializzazione massiva dei 
documenti analogici e che vogliono garantire la corrispondenza del contenuto e 
forma della copia informatica all’originale analogico, non volendo ricorrere allo 
strumento del raffronto dei documenti in quanto oneroso e, in alcuni casi, 
impraticabile. La finalità dello strumento certificazione di processo è quella di  
incentivare e facilitare la digitalizzazione dei flussi informativi, nel caso di un 
elevato numero di documenti da scansionare.  
1.2. Certificazione di processo: principi generali 
Per assicurare l’efficacia probatoria dei documenti informatici e delle copie, la 
certificazione di processo, è stata introdotta1 dal legislatore con la finalità di favorire 
la dematerializzazione di grosse quantità di documenti analogici. Si tratta di una 
delle due modalità previste per assicurare che il documento informatico abbia 
contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto , 
insieme a quella tradizionalmente nota come raffronto dei documenti . Il legislatore 
ha previsto l’adozione di tecniche in grado di garantire la corrispondenza della 
 
1 Il Decreto Legislativo 13 dicembre 2017, n. 217 (in G.U. 12/01/2018, n.9) ha disposto l'introduzione del comma 1-bis all'art. 22 
ovvero la certificazione di processo. 

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forma e del contenuto dell’originale e della copia, come si legge all’art. 22 comma 
1bis del CAD:  
«la copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta 
mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e 
forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti 
o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado  di 
garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell'originale e della copia» 
Nel modello di certificazione di processo devono concorrere due elementi 
fondamentali: 
• la presenza di una procedura tecnologica in grado di garantire la 
corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia; 
• la previa descrizione e certificazione di questo processo , al fine di 
conferire ai documenti risultanti dal processo  di scansione  l'efficacia 
probatoria prevista:   
«Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in 
origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui 
sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale 
a ciò autorizzato, secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71». (art. 22 
comma 2 del CAD) 
La procedura tecnologica in grado di  garantire tali certezze è stata tradotta  in 
termini di efficienza gestionale dell’organizzazione preposta alla scansione 
massiva dei documenti e in termini di diligenza di comportamento d ei soggetti 
preposti alla certificazione di processo.  
 
  

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CAPITOLO 2 
 
Regole di utilizzo della certificazione di processo 
 
2.1. Conformità allo standard ISO 
La locuzione “certificazione di processo” richiama le certificazioni in materia di 
qualità, sicurezza, ambiente (ecc.), nel cui ambito si assiste alla presenza di due 
tipologie possibili di certificazione: la certificazione di prodotto e la certificazione 
di processo (detta anche “di sistema”), con le seguenti accezioni:  
• “certificazione di prodotto/servizio” intesa come una forma di 
“assicurazione diretta”, con cui una terza parte indipendente accerta la 
rispondenza di un determinato prodotto o servizio ai re quisiti di legge 
applicabili o a procedure regolamentari autonomamente individuate; 
• “certificazione di sistema o di processo”  intesa come una forma di 
“assicurazione indiretta”, in quanto assicura la capacità di 
un’organizzazione di strutturarsi e gestire le proprie risorse ed i propri 
processi produttivi in modo tale da identificare e soddisfare i requisiti 
stabiliti dalle parti interessate
2.  
La certificazione in generale attesta che una determinata attività, o uno specifico 
prodotto, rispetta i requisit i che l’organizzazione si è data oppure i requisiti d i 
una norma specifica. La certificazione è sempre ed in ogni caso una procedura 
con cui con cui una terza parte indipendente dà assicurazione scritta che un 
prodotto, un servizio, un processo è conforme ai requisiti specificati.  
Pertanto, partendo dalla sopradetta assunzione, l a “certificazione di processo” 
prevista dal comma 1 -bis dagli artt. 22 e 23- ter del CAD , di fatto , è più 
propriamente una certificazione di un risultato  ottenuto attraverso un determinato 
 
2 Fonte: http://www.uni.com/index.php?option=com_content&view=article&id=157&Itemid=2428 

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processo. Il risultato, infatti, ovvero il prodotto, consiste in una copia informatica 
di documento analogico, e la certificazione di processo produce sostanzialmente 
una certificazione di conformità di una copia ad un originale; purché essa risulti corredata 
da una completa descrizione del processo attraverso il quale una simile copia è 
stata ottenuta. 
La certificazione di processo  mira a conseguire il medesimo risultato dell a 
“certificazione tradizionale”, rappresentato dal tradizionale metodo di raffronto 
fra originale e copia . Pertanto, detto “processo” dovrà caratterizzarsi non solo 
dal punto di vista oggettivo (strumenti tecnologici, procedure, organizzazione,…) 
ma anche da quello soggettivo per attestare l’efficacia probatoria della certificazione 
di processo. Quindi, nella certificazione di processo non ci si potrà limitare a 
descrivere il processo con il quale è stata creata  la copia digitale, ma occorrerà 
anche, necessariamente, certificare la copia  risultato. Di conseguenza, due sono 
gli effetti che si determinano: 
• per l’ambito oggettivo : il ciclo di dematerializzazione massiva dovrà essere 
certificato da organismo terzo in accordo agli standard ISO 9001 e ISO 
27001
3, con campo di applicazione specifico per i servizi di progettazione e 
dematerializzazione massiva di documenti; 
• per l’ambito soggettivo: il ciclo di dematerializzazione dovrà concludersi con il 
metodo del raffronto a campione dei documenti, generando una certificazione 
ovvero un risultato probatorio differente a seconda che il rapporto di 
verificazione sia firmato da un pubblico ufficiale o da un soggetto privato.  
 
2.2. Efficacia probatoria della certificazione di processo  
L’efficacia probatoria di un documento-copia, in tutta la normativa vigente, varia 
se rimessa all’intervento di un pubblico ufficiale o a quello di un soggetto privato. 
Il CAD, infatti, ai commi 2 e 3 dell’art. 22 e comma 3 dell’art. 23-ter distingue il 
valore probatorio “privilegiato” che fa piena prova fino a querela di falso (ex art. 
2700 del c.c.) se la conformità all’originale è assicurata da un notaio o Pubblico 
Ufficiale a ciò autorizzato, dal valore probatorio “semplice” che fa piena prova 
 
3 Qualora si presentassero casi in cui non fossero disponibili tali certificazioni (es. nelle sedi della PA situate fuori dai 
confini nazionali che dovessero af fidare il servizio all’esterno), i fornitori dovranno dimostrare il possesso di sistemi 
organizzativi e di sicurezza o di altre certificazioni rispondenti agli stessi requisiti previsti dai suddetti standard.  

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fino a  disconoscimento se la conformità all’originale è data da un soggetto 
privato. Si veda, al riguardo, la seguente tabella: 
Soggetto firmatario  Valore probatorio ex artt. 22 e 23-ter del CAD 
Notaio o PU a ciò 
autorizzato  
L’atto pubblico ovvero l’attestazione di conformità fa piena 
prova fino a querela di falso (ex art. 2700 del c.c.). 
Privato  
Una copia fatta da chiunque fa piena prova fino a 
disconoscimento. 
 
Ne consegue che si parla propriamente  di certificazione di processo solo qualora 
l’attestazione di conformità venga rilasciata da notaio o Pubblico Ufficiale a ciò 
autorizzato e sottoscritta per mezzo della firma digitale o di altra firma elettronica 
qualificata (ex artt. 22 comma 2 e 23- ter comma 3 del CAD) . Nel caso di soggetto 
privato, non si produrrà una certificazione di processo ma unicamente un rapporto 
di verificazione sottoscritto dallo stesso che fa piena prova fino a disconoscimento.  
 
2.3. Ciclo di dematerializzazione: requisiti, fasi e controlli 
La descrizione del  processo di dematerializzazione va eseguita non solo per dare 
sostanza all’intero impianto della certificazione di processo ma, anche, per estendere 
in maniera massiva il processo di conversione dall’analogico al digitale a tutto il lotto 
di documenti sottoposti a scansione . Specificare quali debbano essere i requisiti 
tecnici cui attenersi, le fasi ed i controlli da seguire permetterà di avere una sorta di 
“presunzione” di efficacia probatoria delle copie realizzate anche in periodi di 
scansione diversi purché afferenti allo stesso progetto o lotto di copie digitalizzate. 
Il notaio/PU o privato descrivono l’intero processo e ne certificano  il 
funzionamento verbalizzando, prima ancora che l’attività di scansione massiva venga 
avviata sull’intero lotto di documenti, la conformità di alcune copie campione agli 
originali analogici ricorrendo al tradizionale raffronto dell’originale con la copia, in 
modo da “congelare” i criteri di qualità e sicurezza da adottare alle successive copie 
informatiche.  
Allo scopo di assicurare la riconducibilità della copia realizzata a quello specifico 
procedimento di scansione, la  “certificazione iniziale” dovrà generare un codice 
univoco da inserire tra i metadati d i ciascun  documento copia o , in alternativa , 
riportare l’elenco dei valori di hash relativi a ciascuna copia informatica frutto della 
scansione effettuata. In questo modo si eviterà  che copie realizzate con altri 
procedimenti possano essere “inserite” fraudolentemente tra quelle prodotte dal 

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processo certificato, acquisendo la relativa efficacia probatoria.  Laddove richiesta 
dalla natura dell’attività, il singolo documento estratto dal procedimento di scansione 
o l’intero lotto potrà successivamente essere “ certificato” da notaio o PU a ciò 
autorizzato attraverso la verifica di corrispondenza del codice oppure della variabile 
di hash calcolata su ciascun documento a valle della scansione massiva fatta.  
In particolare, l a descrizione del procedimento di dematerializzazione presente  
nell’attestazione di conformità 4 o rapport o di verificazione contiene le seguenti 
minime informazioni: 
• Anagrafica Committente; 
• Nominativo e ruolo  del verbalizzante (privato, notaio o PU a ciò 
autorizzato); 
• Codice identificativo univoco presente tra i metadati del documento copia 
(in alternativa al listato dei valori di hash calcolati sulle copie 
informatiche); 
• Identificativo (tipologia e numero) del campione di documenti copia 
utilizzati per la certificazione iniziale; 
• Numero, tipologia e quantità del lotto di documenti analogici sottoposti a 
scansione; 
• Tipologia e quantità del lotto di documenti cui il campione appartiene; 
• Requisiti tecnici e/o vincoli di progetto di scansione massiva; 
• Finalità della scansione (es.: statistico, storico, probatorio,…) ; 
• Riferimento contratto tra fornitore e committente (in caso di outsourcing); 
• Luogo, data e orario inizio e fine della scansione a cui si è assistito; 
• Nomi referenti presenti al processo di scansione (opzionale);  
• Riferimento documentazione di analisi, di progetto o di sistema utilizzata 
a supporto del processo di dematerializzazione; 
• Nome e versione del sw di elaborazione digitale delle immagini utilizzato; 
• Segnalazione di eventuali criticità, anomalie riscontrate; 
• Indicazione delle fasi e dei con trolli o della procedura ISO 9001 di 
riferimento, che a titolo esemplificativo possono essere rappresentate da:  
 
4 Cfr. § 2.5 Linee Guida sul documento informatico “[…] L’attestazione di conformità della copia informatica di un documento 
amministrativo analogico, formato dalla Pubblica Amministrazione, ovvero da essa detenuto, può essere inserita nel documento informatico 
contenente la copia informatica o essere prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di 
ogni copia per immagine. Il documento informatico contenente l’attestazione è sottoscritto con firma digitale o con firma elettronica qualificata 
o avanzata del funzionario delegato.    

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o Sanificazione, fascicolazione e normalizzazione (despillatura) dei 
documenti analogici,  
o Settaggio (selezione dei parametri di acquisizione) del sw di image 
processing; 
o Scansione batch dei documenti,  
o Indicizzazione (metadatazione), 
o Verifica qualità immagini digitalizzate, 
o Segnalazione incongruenze. 
Per l’acquisizione massiva dei documenti si ricorre a scanner professionali che 
devono essere dotati di sistemi di lettura ottica ovvero di algoritmi di elaborazione 
digitale delle immagini in grado di migliorare la qualità delle immagini medesime e 
correggere automaticamente i più comuni errori. Di seguito, le funzionalità minime 
da assicurare per un software di elaborazione digitale delle immagini: 
• Auto orientamento, 
• Bilanciamento della luce e del colore, 
• Correzione della deformazione, 
• Correzione della curvatura, 
• Rotazione e ribaltamento, 
• Controllo qualità (proprietà delle immagini, come luminosità, contrasto, 
varianza, colore dominante, dimensioni, colori, inclinazione,...). 
I suddetti requisiti tecn ologici sono accompagnati dai vincoli di progetto 
rappresentati – ad esempio -  dall'utilizzo o finalità che si vuole fare dell'immagine  
(memorizzazione storica a lungo termine, probatorio, distribuzione via web,...), dalla 
tipologia di d ocumento sottoposto a scansione, dalla numerosità del lotto  di 
documenti da scansionare,  dalla percentuale di errore ritenuta tollerabile nel 
controllo visivo di qualità o ancora dagli obblighi di visualizzazione e ricerca imposti 
dalla normativa vigente5, che impongono di settare i software di image processing a valle 
dell’analisi dell’archivio analogico fatta. Le certificazioni di sistema ISO 9001 e 27001 
rappresentano pertanto - lato organizzazione – una ragionevole garanzia di qualità e 
sicurezza a fronte delle variabili tecnologiche individuate. 
Le Pubbliche Amministrazioni che vogliono svolgere in autonomia  la 
dematerializzazione massiva di documenti analogici possono non ricorrere alle 
certificazioni ISO assumendo in toto la responsabilità della qualità del processo. 
 
5 A titolo esemplificativo, qualora si intenda conservare in formato digitale scritture contabili già stampate a suo tempo 
su supporto cartaceo, il processo di acquisizione dell’immagine, dovrà svolgersi come previsto dalla risoluzione dell’Ag. 
Entrate del 15 giugno 2009, n. 158/E, che presuppone che “l’immagine acquisita rispecchi in maniera fedele, corretta 
e veritiera il contenuto rappresentativo del documento”.  

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2.4. Validazione della certificazione di processo 
Come detto, la certificazione di processo si caratterizza , sia dal punto di vista 
oggettivo sia da quello soggettivo , per attestare  l’efficacia probatoria della 
certificazione di processo (§1.2). Pertanto, è indispensabile validare la conformità di 
un documento-copia rispetto ad un documento-originale di partenza.  
A valle del processo di scansione massiva, la riconducibilità del documento copia alla 
certificazione iniziale è validata dal notaio/PU o soggetto privato che rilascia un 
verbale di “certificazione di chiusura” attraverso la verifica di corrispondenza del 
codice univoco presente tra i metadati o del valore di hash su un campione di 
documenti individuato6.  
Trattandosi di attività ovviamente non “delegabile”, essa sarà rimessa 
all’apprezzamento esclusivo e diretto del pubblico ufficiale o soggetto privato 
autorizzato.  
Il controllo visivo si sostanzia nell’attestare i requisiti tecnici essenziali di leggibilità7 
del documento immagine risultato d ella scansione, di garanzia dell’ integrità8 del 
contenuto e di completezza9 del processo di scansione.  
Evidentemente, l’attestazione di conformità o rapporto di verificazione è sottoscritto 
con firma digitale o altra firma elettronica qualificata , come stabilito ai sensi dagli 
artt. 22 comma 2 e 23-ter comma 3 del CAD. 
 
6 Per il piano di campionamento, si segnala la norma UNI ISO 2859 “Procedimenti di campionamento nell'ispezione 
per attributi - Parte 1: Schemi di campionamento indicizzati secondo il limite di qualità accettabile (AQL) nelle 
ispezioni lotto per lotto”. 
7 Leggibilità: il documento deve poter essere accessibile senza un eccessivo sforzo e deve essere garantita la leggibilità 
a occhio umano. 
8 Integrità: il documento informatico è considerato inalterato ovvero immodificato rispetto all’originale.  
9 Completezza: corrispondenza tra le pagine del documento scansionato ottenute rispetto all’originale.  

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Attestazione di conformità nei processi di scansione massiva ex artt. 22 e 23-ter CAD
Ciclo di dematerializzazione 
Certificato ISO 9001 e 27001
A
2.Normalizzazione
• Presa in carico della 
documentazione
• Riorganizzazione fascicoli
3.Scannerizzazione
• Digitalizzazione immagini
• Verifica qualità 
4.Indicizzazione
• Acquisizione dati
• Segnalazione incongruenze
1.Analisi e progettazione
• Analisi delle esigenze
• Analisi dell’archivio analogico
Valore probatorioRaffronto dei documenti
Rapporto di verificazione del 
soggetto privato, valore 
probatorio «semplice»
Attestazione di conformità 
certificata dal notaio o PU,
valore probatorio 
«privilegiato»
B C
Tramite un piano di campionamento, 
il pubblico ufficiale o il soggetto 
privato procede ad un confronto 
visivo tra l’originale analogico e la 
copia informatica per verificare la 
corrispondenza del contenuto e della 
forma, se necessario1. 
A conclusione del raffronto, il 
pubblico ufficiale o il soggetto privato 
sottoscrive elettronicamente 
rispettivamente l’attestazione di 
conformità o il rapporto di 
verificazione. La sottoscrizione in 
entrambi i casi chiarisce che il 
processo di scansione ha prodotto un 
risultato conforme all’originale e che 
tale risultato si estende a tutto il 
lotto dei documenti scansionati.
1 ricorrendo al pubblico ufficiale che attesta la conformità di tutti quei dati ed informazioni che con il passaggio dal supporto analogico a quello informatico inevitabilmente si 
perdono, la corrispondenza da verificare si limita al contenuto e non anche alla forma.